Kirjanpidon robotiikka on tänä syksynä vahvasti omalla agendallani, mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Talouslehtiä lukiessa ei voi välttyä erilaisilta trenditermeiltä kuten robotiikka, tekoäly, koneoppiminen, automaatio. Digitalisaatiota ei kaiketi enää voi kuvata trendiksi vaan nykyajan liiketoiminnan perusedellytykseksi. Kyseisten termien taukoamaton viljely saa välillä huvittaviakin piirteitä, koska kyse on kuitenkin vain sanoista ja taustalla halu tehostaa liiketoimintaa kulloinkin saatavilla olevilla työkaluilla. Itselläni ei tosin ole varaa naureskella näitä trendejä hyväksikäyttävää markkinointia kun ottaa huomioon edustamani yhtiön jo 10 vuotta sitten rekisteröimän nimen Digitase. Tai vuosia sitten kehittämämme mikroyritysten kirjanpitopalvelun Automaattitilit. Kuriositeettina mainittakoon, että Digitase nimi perustuu ajatukseen kirjanpidon digitaalisesta taseraportista. Näppärä nimikehitelmä, joka ei kuitenkaan usein taloushallinnon ulkopuoliselle henkilölle ole avautunut.
Pureudutaan termikikkailusta kuitenkin hieman pintaa syvemmälle. Roboteista on kautta aikojen puhuttu tulevaisuuden työntekijöinä ja lähiaikojen lisääntynyt kirjoittelu herätti myös meidät perehtymään paremmin robotiikan tuomiin mahdollisuuksiin tilitoimistomaailmassa. Kun ulkopuolinen katselee perinteistä kirjanpitäjän toimintaa, niin en ihmettele jos mieleen tulee kysymys, miksei tuotakin asiaa voisi hoitaa robotti. Alaa enemmän tunteva ymmärtää, että erilaisten rutiiniprosessien takana on koko ajan vaatimus myös korkeastakin tietotasosta kirjanpidon teorian ja esimerkiksi lakien vaatimusten suhteen. Omassa toiminnassamme olemme jo pitkään minimoineet manuaalisen tallentamisen erilaisella automatiikalla, mikä on mm. siirtänyt perinteiset tosite- tai vientikohtaiset hinnoittelut historiaan ja korvannut ne asiakasystävällisemmällä tavalla. Toiminta onkin järkevöitynyt oleellisesti, mutta jäljelle on jäänyt erilaista IT-operointia, josta löytää helpostikin jatkuvasti toistuvia toimenpiteitä: esimerkiksi raportteja ajetaan tai tiedostoja siirrellään uudelleen ja uudelleen. Eikö tätä voisi tehdä robottikin?
Kirjanpidon robotiikka
Oma projektimme on vasta alkuvaiheessa, mutta tulemme hyödyntämään romanialaisten kehittämää UiPath –softaa toistuvien prosessien ajamiseen. Tarkoitus on blogeissa avoimesti kertoa projektin etenemisestä, koska näen jo nyt aiheessa mahtavia hyödyntämismahdollisuuksia erilaisen toimistotyön ympäristössä. Omaan, ei koodaajan, päähäni olen saanut parhaiten hahmoteltua mahdollisuudet vertaamalla robotin työtä Excelin makroihin. Ketju erilaisia toimenpiteitä toistuu muutamilla muuttujilla yhä uudestaan, mutta ei rajoitu taulukkolaskentaan. Robottina toimiva tietokone ei väsy toistoihin samalla tavalla kuin ihminen.
Projekti on meille luonnollisesti mielenkiintoinen ja työnkuviin vaikuttava, mutta mitä siitä hyötyy asiakkaamme? Kaikki tietää, että mikään työ ei ole virheetöntä, mutta esimerkiksi tietojen tallennuksessa automaatio peittoaa manuaalisen tallentajan mennen tullen. Sama pätee toistuvissa prosesseissa, joissa robotiikka poistaa inhimilliset virheet ja samalla asiakastoimituksen laatu paranee. Tilitoimistopalvelun osalta asiakas hyötyy merkittävästi kun rutiinipalvelun hintataso pystytään pitämään alhaisena. En edelleenkään ymmärrä miksi yrittäjä olisi halukas maksamaan esimerkiksi pankkitilitapahtumien manuaalisesta tallentamisesta. Oma keskusteluaiheensa onkin sitten tilitoimistomaailman rummuttama siirtymä, jossa kirjanpitäjät muuttuvat yhtäkkiä yrittäjälle oleellista lisäarvoa tuottaviksi asiantuntijoiksi. Ei mennä siihen tässä blogissa.
Robotiikan hyväksikäyttäminen muuntaa joka tapauksessa kirjanpitäjän työtä. Asian voi joko hyväksyä ja kehittyä sen mukaan tai yrittää kieltää seuraavaa tositarinaa mukaillen. Olin aikoinaan pankin tilaisuudessa, jossa pankkivirkailija esitteli uusia verkkolaskukäytäntöjä. Paikalla kuulijana ollut henkilö aloitti esittelijän grillaamisen ajatuksella, että ei tällaisia tapoja voi tuoda käyttöön, koska toimistoissa ollaan totuttu syöttämään laskuja järjestelmiin; ”sehän on niiden ihmisten työtä!”. Se ei tuohtuneelle tullut mieleen, että myös uusia mahdollisuuksia esitellyt ihminen teki työtänsä.
Kirjoittaja Mikko Ilves on yrittäjä ja tilitoimisto Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja. Lisää blogi-kirjoituksia osoitteessa www.digitase.fi/blogi International blog updates in English www.digibalance.eu/blog
