Kvartaalikirje

Tämä on Digitaseen asiakkaille suunnattu uutiskirje.

Eroon lopuistakin papereista

Vuosi 2019 on jo hyvässä vauhdissa ja tilitoimistossa on veroilmoituskierros kuumimmillaan. Verottaja on hoitanut hyvin osuutensa paperittomuuteen siirtymisestä, mikä on aina ollut myös Digitaseen toiminnan perusta. Siirtymäaika täyteen paperittomuuteen on kuitenkin venynyt liiankin pitkäksi ja asian suhteen onkin nyt tehty selkeä päätös: Digitase ei enää tuota tai vastaanota turhaa paperia mikäli muu ratkaisu on olemassa. Käytännössä asia vaikuttaa palvelussamme seuraavalla kolmella osa-alueella.

Pankkitiliotteet

Olemme digitalisoineet toimintaamme jo pitkään erityisesti yrityspankkien tuottaman sähköisen tiliotedatan varaan. Muutamissa toimipaikoissamme on kuitenkin edelleen esiintynyt yksittäisiä paperitiliotteita, joiden manuaalista käsittelyä ei voida enää millään hyväksyä. Kun vaihtoehtona on suoraan kirjanpitokelvollisen datan vastaanotto, on mahdotonta perustella asiakkaillemme, työntekijöillemme tai ympäristölle miksi resursseja edelleen käytettäisiin paperisten pankkitiliotteiden käsin tehtävään tallennustyöhön. Sen sijaan säästämme paperia ja luontoa sekä kohdistamme energian oikeaan kirjanpidolliseen käsittelyyn.

Edellä mainitut seikat huomioon ottaen joudun ilmoittamaan, että Digitase Oy ei jatkossa käsittele enää paperisia pankkitiliotteita. Asiakkuuden ehtona onkin suomalaisten pankkitilien osalta ns. TITO-sopimus pankin kanssa tai ulkomaisten tilien osalta mahdollisuus XML-muotoiseen tiliotetiedostoon. Näin ollen asiakaskuntamme ulkopuolelle rajautuvat yrittäjät, jotka toimivat vain käteisellä tai henkilökohtaisten pankkitilien kautta sekä erilaisia verkkoalustoja (esim. Payoneer) pääasiallisena maksualustanaan käyttävät yritykset. On kuitenkin hyvä korostaa, että verkkokaupan maksupalvelut eivät aiheuta minkäänlaista rajoitetta. Yrityksen kulujen maksuliikenne tulee kuitenkin välittyä yritystilin kautta, johon on kytketty sähköisen tiliotteen palvelu.

Raporttien toimitus

Meiltä tilitoimistosta lähtee kuukausittain toista tuhatta erilaista raporttia yrittäjäasiakkaille (esimerkiksi tulosraportteja ja ALV-maksutietoja). Yleisin toimitustapa on sähköpostin liitteenä pdf-tiedostona, mikä sekään ei nykymaailmassa ole kaikkein modernein tapa asian hoitamiseen. Sen sijaan varsinkin pienyrittäjille tarkoitettu DigibalanceApp mobiilisovellus vastaa jo hyvin nykypäivän vaatimustasoa.

Muutamissa yksittäistapauksissa on edelleen toimitettu paperiraportteja perinteisellä paperipostilla, jonka toimitusvarmuus ja –nopeuskin on lähivuosina ollut hyvin kyseenalaista. Osana papereista luopumista joudumme valitettavasti lopettamaan paperiraporttien toimittamisen kokonaan.

Digitase-laskujen toimitus

Kuten kk-raportteja, niin myös kirjanpitolaskuja on joillekin asiakkaille vielä toimitettu paperimuodossa. Joudumme tässä yhteydessä luopumaan myös tästä käytännöstä eli jatkossa laskuillemme on kaksi toimitusvaihtoehtoa: verkkolasku tai sähköpostilasku. Mahdollisia maksumuistutuksia olemme edelleen toimittaneet ns. ePostin kautta (meiltä sähköisesti lähtevä kirje muuttuu paperikirjeeksi), jotta mahdolliset sähköpostien muutokset tms. eivät aiheuta asiakkaille ongelmia.

Tositteiden ja laskujen arkistointi

Sähköisen tiedonhallinnan aikakaudella saattaa ajoittain hämärtyä selkeä kirjanpidollinen vaatimus, että laskut ja muut kuitit on edelleen arkistoitava yleensä vähintään 7 vuodeksi. Tositeaineistosta on oltava selkeä yhteys kirjanpitoon ja usein tällainen linkki muodostuu esimerkiksi ostolaskujen maksupäivästä, jolloin on vaan muistettava arkistoida tositteet niin, että yksittäinen lasku on helposti löydettävissä maksupäivällä.

Arkistoinnin osalta selkeintä on se, että kaikki materiaali on joko sähköisessä arkistossa tai sitten paperimapeissa. Eniten käytännön hankaluutta ovat aiheuttaneet systeemit, joissa osa materiaalista on mapeissa ja osa tiedostoina.

Digitase tarjoaa sähköistä arkistotilaa ilman veloitusta. Käytännössä tämä on toteutettu Dropbox Business –sovelluksella ja on kaikkien asiakkaidemme ulottuvilla. Lisätietoja käyttöön otosta löytyy linkistä https://www.digitase.fi/arkistopalvelu/ tai englanniksi https://www.autoaccount.info/archive/

Suosittelen lämpimästi sähköisen arkiston käyttöönottoa. Se helpottaa ja parantaa myös osaltaan yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyötä kun sama aineisto on koko ajan molempien saatavilla. Samalla myös pölyiset arkistomapit siirtyvät historiaan!

Muutama veromuutos

Tulolähdejako

Verotuksen tulolähdejako on koskenut yllättävän suurta osaa yrittäjistä, vaikka sillä ei monissa tapauksissa käytännön merkitystä ole ollutkaan. Kyse on tilanteista, joissa yritys harjoittaa normaalin liiketoimintansa rinnalla esimerkiksi pienimuotoista sijoitus- tai vuokraustoimintaa. Verottaja on tähän asti edellyttänyt, että tämän sivutoiminnan verotettava tulo on laskettu ja verotettu erillään päätoiminnasta. Asialla ei ole ollut vaikutusta kokonaisveroon mikäli molemmat toiminnot ovat olleet voitollisia. Sen sijaan yksittäisissä tapauksissa on aiheutunut hyvinkin ikäviä tilanteita jos esimerkiksi pääliiketoiminta on pahasti tappiolla, mutta sijoitustoiminta tuottaa jonkin verran voittoa. Lopputuloksena on ollut tuloverojen maksu tilanteessa, jossa yritys kokonaisuutena on tappiolla.

Verottaja on nyt luopumassa em. tulolähdejaosta ja jatkossa yritystä verotetaan pääasiassa kokonaisuutena. Tämä on yrittäjälle hyvä asia !

Taiteilijoiden vapaaehtoinen ALV-rekisteröinti

Esiintyvän taiteilijan tai muun julkisen esiintyjän ja urheilijan palkkiot ovat tähän asti olleet aina pääsäännön mukaan arvonlisäverottomia. Tämän voisi olettaa olevan positiivista, mutta se on aiheuttanut myös tilanteen, että toimintaan liittyvät kulut eivät ole olleet alv-vähennyskelpoisia. Tämä on johtanut suoranaisiin menetyksiin esimerkiksi isoja laiteinvestointeja edellyttävien muusikkojen kohdalla. 1.4.2019 voimaan astuvan lain mukaan on kuitenkin mahdollista vapaaehtoisesti hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi ja tällöin ALV-verokantana on oman myynnin osalta 10%. Kulut saattavatkin sisältää 24%:n verokannan vuoksi selvästi enemmän vähennettävää kuin mitä omasta myynnistä aiheutuu maksettavaa.

Digitase julkaisee jatkuvasti mielenkiintoisia päivityksiä, blogeja ym. yrittäjyyteen liittyvää. Parhaiten pysyt ajan tasalla jos seuraat nettisivujamme ja päivityksiä jollain some-kanavalla eli Facebookissa/Instagramissa/Twitterissä.

Oikein hyvää kevättä 2019 !

Mikko Ilves, hallituksen pj/Digitase Oy