Tilitoimisto Digitase on aloittanut yhteistyön Zervantin kanssa. Zervant -laskutusohjelma sopii hyvin laskuttaville pienyrityksille ja suosittelemmekin sitä erityisesti Automaattitilit-asiakkaillemme.

Alla Zervantin esittely:

Näppärä laskutusohjelma pienelle yritykselle

Laskuttaminen on yrittäjän yksi merkittävimmistä tehtävistä kassavirran ylläpitämisen takia. Samalla se on yleensä yksi kaikista vastenmielisimmistä tehtävistä, joita yrittäjän pitää tehdä. Yrittäjä ei juurikaan yleensä varaa laskuttamiseen erikseen aikaa ja laskut lähetetään yleensä kaikki kerrallaan kerran kuussa, silloin kun sille löytyy aikaa.

Onneksi digitalisaatio on tehnyt laskuttamisesta vaivattomampaa.

Laskuttaminen digitaalisesti

Laskut ovat jo monia vuosikymmeniä näyttäneet samanlaisilta, eikä digitalisaatiokaan oikeastaan ole vaikuttanut niiden ulkonäköön tai sisältöön juuri millään tavalla. Laki vaikuttaa laskujen sisältöön ja tulee todennäköisesti tulevaisuudessakin määrittämään pitkälti niiden sisällön. Suomen arvonlisäverolain mukaan laskuilla täytyy olla tietyt merkinnät, jotka liittyvät verotukseen, myyjän tietoihin ja myytyihin tuotteisiin/palveluihin, mutta periaatteessa ulkomuotoa ei muulla tavalla ole rajoitettu. Laskun ulkonäköä voi halutessaan säätää firman identiteetin mukaiseksi.

Laskujen toimitustapa on se, johon digitalisaatio on eniten vaikuttanut. Ensin tulivat sähköpostilaskut, jolloin esimerkiksi ostajat saattoivat saada e-laskun verkkopankkiinsa ja maksaa sen suoraan sieltä. Sittemmin sähköinen laskutus on kehittynyt ja verkkolaskuista on tullut suositumpia.

Verkkolasku tarkoittaa sitä, että lasku siirtyy digitaalisesti suoraan lähettäjältä vastaanottajalle. Laskua ei tarvitse manuaalisesti ladata, tulostaa tai skannata. Kyseessä ei myöskään ole tavallisen sähköpostin kautta toimitettavasta laskusta, esim. PDF-liite. Maksu voidaan suorittaa ilman, että asiakkaan tarvitsee syöttää maksutietoja uudelleen omaan järjestelmäänsä.

Suomessa verkkolaskutus on ollut monella käytössä jo pitkään (yli 10 vuotta) ja julkinen sektori sekä isommat toimijat (yritykset) vaativat jo saada laskunsa digitaalisessa muodossa, eivätkä näin ollen hyväksy paperisia laskuja ollenkaan.

Paperilaskun lähettämisestä voi joutua maksamaan ns. sakkoa (esimerkiksi 20% laskun summasta), joka vähennetään laskun maksetusta yhteismäärästä. Sakko perustuu lähinnä siihen, että vastaanottajalle tulee enemmän kustannuksia paperiversionkäsittelystä, kuin verkkolaskun käsittelemisestä. Tällä rangaistusmaksulla pyritään minimoimaan paperilaskujen määrä ja niistä aiheutuvaa työtä.

Verkkolaskutuksen tulevaisuus

Tulevaisuudessa lähes kaikki yritykset tulevat siirtymään verkkolaskutukseen. Verkkolaskun käsitteleminen on helpompaa kuin paperilaskun käsitteleminen, sillä lasku pysyy koko ajan digitaalisena, eikä laskuja tarvitse näppäillä uudelleen toiseen järjestelmään.

Tätä puoltaa myös EU:n direktiivi, jonka mukaan verkkolaskutus tulee olla käytössä kaikkialla EU-alueella toimivilla julkisilla sektoreilla viimeistään vuonna 2018.

Aluksi on helpompi nähdä hyöty, jonka verkkolaskutus tuo suuryrityksille, jotka vastaanottavat ja lähettävät suuria määriä (esimerkiksi satoja) laskuja kuukaudessa, mutta pitkällä tähtäimellä verkkolaskutus auttaa kuitenkin myös pienempiä (1-9 henkilön) yrityksiä. Pienet yritykset hyötyvät verkkolaskuista, sillä he voivat säästää aikaa ja minimoida virheitä taloushallinnossa niiden avulla. Parhaimmassa tapauksessa pieni yritys ei tarvitse erillistä henkilöä huolehtimaan osto- ja myyntilaskuista vaan voi hoitaa laskutuksen digitaalisesti itse.

Nykyaikaiset laskutusohjelmat

Varsinkin pienille yrityksille laskutuksen sujuvuus on tärkeä, jotta rahat saadaan tilille suoritetuista töistä mahdollisimman nopeasti. Tällöin näppärä ja edullinen työkalu verkkolaskutukseen on tärkeä. Erityisesti siinä vaiheessa, kun isot toimijat ja julkinen sektori velvoittavat yrittäjiä laskuttamaan verkkolaskuilla.

Ennen digitalisaatiota oli normaalia, että palvelut ladattiin suoraan tietokoneelle, jolloin ohjelmaa piti päivittää usein ja tietoihin ei päässyt käsiksi muualta kuin yhdeltä koneelta.

Digitalisaatio on edesauttanut erilaisten laskutuspilvipalveluiden syntymistä ja tänä päivänä niitä onkin markkinoilla jo monta erilaista. Pilvipalveluiden käyttäminen on helppoa, sillä niihin voi kirjautua miltä tahansa laitteelta missä vain, kunhan internet-yhteys on olemassa.

Zervant-laskutusohjelma on yksi hyvä esimerkki helposta pilvipalvelusta pienelle yritykselle. Zervantilla voit muutaman klikin avulla ottaa verkkolaskutuksen käyttöön. Kuukauden ilmaisen kokeilun aikana voit kokeilla toimintoa ja työkalun sopivuutta yrityksellesi ilman sitoumuksia.

Teksti: Jasmin Åbacka / Zervant