Useimmille on tuttu mielikuva yrittäjästä, joka liikkuu aina puhelin korvassa ja luurin sulkeuduttua on jo uutta puhelua tulossa. Vastaava mielikuva tuli tunnetuksi isojen johtajien osalta jo 90-luvulla kännyköiden vasta vallatessa puhelinmarkkinoita. Yllättävän monilta yrittäjiltä on kuitenkin jäänyt huomaamatta, että ajat ja viestintäkulttuuri ovat sen jälkeen muuttunut radikaalisti. Esimerkiksi puhelinyhteydenottoa ilman ennakkobuukkausta ei tänä päivänä useinkaan oteta mielellään vastaan.
Oman työnkuvani vuoksi nimissäni oleva puhelinnumero on vuosien saatossa jäänyt useamman yrityksen yhteystietoihin. Käytännössä tämä johtaa siihen, että erilaista puhelinmyyjää ottaa säännöllisesti yhteyttä ja usein monta kertaa samalla asialla. Soittelevathan he oman rekisterinsä pohjalta mielestään eri yrittäjille. Tänä päivänä koen vaikeaksi ymmärtää sen, että työt keskeyttävä kylmäsoitto olisi millään lailla hyväksyttävä tai liiketoimintaa edistävä toimenpide. Pahoittelut niille sadoille puhelinmyyjille, jotka ovat voineet kokea vastaamiseni tylyksi, kun tarkoituksena on ollut säästää molempien aikaa ja lopettaa puhelu lyhyeen. Numeron blokkaustoiminnolla samasta numerosta tuleva myyntisoitto ei enää vastaamiseen saakka sitten päädykään.
Yhteydenpito / sähköinen tilitoimisto verkossa
Käynnistäessämme vajaa 10 vuotta sitten Digitaseen tilitoimisto verkossa –konseptia oli yhtenä ajatuksena huomioida yrittäjien oma ajankäyttö. Meiltä ei soiteta keskellä työpäivää asiakkaalle ja intetä lisätietoja jostain yksittäisestä kirjanpitotapahtumasta. Yhteydenpito on sähköistä, mikä mahdollistaa aiheiden samanaikaisen ylöskirjaamisen ja yrittäjäasiakkaan vastaamisen hänelle sopivaan ajankohtaan. Myös asiakashankinnassa pyritään ensisijaisesti sähköiseen viestintään eikä varsinkaan soitella yrittäjille ilman heidän itsensä osoittamaa kiinnostusta.
Nyt jo perinteisen sähköpostin rinnalle on vuosien saatossa noussut useita toimivia sähköisen kommunikoinnin välineitä esimerkiksi Skype ja muut videopalaverin mahdollistavat välineet sekä WhatsApp, chat-palvelu jne. Tämän päivän tehokas yhteydenpito muodostuukin parhaimmillaan kolmesta tasosta: lyhyistä pikaviesteistä, laajemmista sähköpostiviesteistä sekä kasvotusten tapahtuvista, etukäteen sovituista ja paikkariippumattomista videopalavereista. Kovin paljon ei siis jää tarvetta vanhanajan puheluille, mutta aina täytyy muistaa asiakaspalvelu. Onko toimialasi sellainen, että puhelinpalvelun saatavuudella on poikkeuksellisen suuri merkitys asiakkaille? Tai fyysisesti kasvotusten tapahtuvilla palavereilla.
Yrittäjälle puhelimen käytön vähentyminen on tuonut paitsi ajankäytön oleellista tehostamista, niin myös suoraa kulusäästöä. Vanhanajan ”luuri korvassa” –yrittäjän puhelinlaskut saattoivat olla useita satoja euroja kuukaudessa kun nykyään selvitään parhaimmillaan puhelinliittymän ja mobiilidatan kiinteillä kk-maksuilla. Itse huomaan kehityksen parhaiten omien lapsien puhelinlaskuista, joissa varsinaisia puheluja ei juuri näy. Vastaanotetut puhelutkin ovat enimmäkseen vanhempien vahtisoittoja.
Viestintäkulttuurin kehittyminen on aiheuttanut myös mielenkiintoisia muutoksia yritysten rekrytointiin ja yrittäjyyden vaatimuksiin. Siinä missä aiemmin haettiin suulaita puhelintyöntekijöitä onkin painopiste nyt siirtynyt hyvään kirjalliseen asiakaspalveluun kykeneviin tekijöihin. Eli sähköinen kommunikaatio ei näyttäydykään ainoastaan sotkuisina, kieltä tuhoavina pikaviesteinä vaan selkeällä kirjoitusasulla on yrityselämässä jopa aiempaa suurempi asema.
Lohdutuksena vanhaan hyvään aikaan jääneille puhelimenkäyttäjille: aika ajoin tulee esiin piirteitä, että esimerkiksi sähköpostin käyttö alkaa kaatua spämmien hyökyaaltoon. Käykö äänipuhelimelle kuten vanhanaikaisten vaatteiden käytölle eli kun riittävän pitkään jatkat omalla linjallasi, niin se tulee taas uudelleen muotiin. Ainakaan vielä ei puhelujen osalta olla siinä tilanteessa.
Kirjoittaja Mikko Ilves on yrittäjä ja tilitoimisto Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja. Lisää blogi-kirjoituksia osoitteessa www.digitase.fi/blogi International blog updates in English www.digibalance.eu/blog
