Digitase Oy
30
TAMMI
2020

Yrittäjän kannattavuuslaskenta ja mielenhallinta kaaoksen keskellä

Uutta vuotta on muutama viikko mennyt ja läppäri täyttyy erilaisista haasteista. Meillä tilitoimiston yhteyksiä on kriittiseen vuoden vaihteen aikaan häirinneet uudet sähköpostiongelmat ja viestien läpimenossa on ollut hankaluuksia sekä vastaanotto- että lähetyspuolella. Laajaksi kasvaneen teknisen ympäristön vuoksi asian korjaaminen on vaatinut osallisuutta meidän IT:n lisäksi useammalta palveluntarjoajalta, mutta tilanne alkaa olla hallinnassa. Samaan aikaan käyttämämme ohjelmistotalo on ilmoittanut lopettavansa yhden käyttämistämme pääohjelmistoista, oma robottikehityksemme on valumassa hukkaan pitkän toimitusaikataulun vuoksi, toinen oma ohjelmistoprojektimme vaatii välitöntä testaamista ja meneillään on useampi kiireellinen asiakasyritysjärjestely. Samalla oma organisaatio on laatimassa n. 1000 kappaletta tilinpäätöksiä ja vastaan tulee uusia ennen kokemattomia asiakastilanteita. Luonnollisesti Levin isännöintipuolella pidetään alkavien remonttien vuoksi juuri nyt aikaisia yhtiökokouksia jo tammikuussa.

Kuulostaa kaaokselta, mutta on varsin yleistä turbulenssia monen yrittäjän elämässä. Erilaista piippaavaa viestiä (toki olen äänet poistanut jo aikoja sitten) tulee lukuisista kanavista ja suurin osa vaatii omaa huomiota ainakin jollain tasolla. Seassa on tietysti myös positiivista kuten meillä  kymmeniä uusia suomen- ja englanninkielisiä asiakaskäynnistyksiä viikossa. Se luo uskoa, että jatkuvasti kehittämämme palvelumallit todellakin palvelevat viime kädessä nimenomaan massiivista yksinyrittäjä- ja mikroyrittäjäkohderyhmää.

Yrittäjän jaksaminen

Millaisia vinkkejä sitten on tilanteen hallintaan. Toisaalta on perustettava ammattimaiseen yrittäjyyteen esim. organisoinnin sekä taloushallinnon osalta ja toisaalta keskityttävä omaan jaksamiseen ja mielenhallintaan. En lähde tässä listaamaan fyysisen kunnon ylläpitoon ja parantamiseen liittyviä juttuja, vaikka ne ovatkin tärkeitä ja itselläkin koko ajan esillä. Sen sijaan pitkän linjan yrittäjänä olen paljonkin keskittynyt oman mielen hallintaan ja rauhoittamiseen. On selvää, että kun tulevien ärsykkeiden määrä ylittää tietyn rajan, on vältettävä ”tärinä”, jossa mikään asia ei enää etene kunnolla. Vinkkejä: pysy rauhallisena, tee asia kerrallaan, älä provosoidu tai loukkaannu, ota vapaa-aikaa myös pään sisällä. Helpolta kuulostavia ohjeita, mutta käytännössä vaikeita toteuttaa ilman jatkuvaa sisäistä tsemppausta. Kun omalle läppärilleni kertyy liikaa konkreettista tekemistä noudatan omaa suosikkislogania ”just do it” ja hoidan to-do –listan lyhentämisen kuin robotti. Ja mietin lopuksi millä organisoinnin, delegoinnin ja laskentatoimen keinoin pyrin välttämään vastaavat yliampuvat piikit jatkossa.

Alkava yrittäjä ja kannattava kasvu

Alkavilla yrittäjillä asenne on yleensä se, että kaikki työt otetaan innolla vastaan ja hoidetaan heti. Mielestäni asenne on oikea ja edellytys sille, että yritys saadaan lentoon. Siinä vaiheessa kun kyse ei enää ole siitä saadaanko yrityksestä vain palkanmaksaja itselle, siirrytään vaiheeseen, jossa laskennallinen kannattavuus korostuu entistä enemmän. Isommilla volyymeillä myös absoluuttisen, euromääräisen epäonnistumisen riski kasvaa. Yrittäjän onkin oltava entistä valikoivampi sen suhteen mihin aikansa käyttää ja tällöin taloushallinnon numeeriset tiedot nousevat arvoonsa. Eli on tärkeää tuntea oman yrityksen kannattavuus kokonaisuutena, mutta ilman taloushallinnon ja verotuksen teoreettista tietoakin voi tehdä aivan ratkaisevia yksittäisiä kannattavuuslaskelmia. Asiakaskohtainen kannattavuus on juuri sellainen aihe. Vaikka toimintasi kokonaisuutena olisikin kannattavaa, niin tarkemmalla porautumisella huomaat, että kaikki asiakkuudet eivät sitä välttämättä ole. Yksi asiakas hoitaa osuutensa yhteistyöstänne ja ajoittain esiin tulevat tarpeet ja lisäkysymykset ovat hallittavissa ja tehokkaasti hoidettavissa. Toisen asiakkaan osalta taas kaikki tiedot tulevat aina myöhässä ja ovat puutteellisia. Lähes poikkeuksetta juuri tällä asiakkaalla on jatkuvasti erikoisia ongelmia, kysymyksiä ja ennen kaikkea lukuisia yhteydenottoja eri kanavia pitkin. Kaikki aina kiireellisiä. Kirsikka kakun päällä on usein se, että oma laskusi juuri tälle asiakkaalle on usein kadonnut, muuten vaan maksamatta ja laskun rivit on käytävä erikseen läpi esim. puhelimitse. Veikkaan, että suuri osa yrittäjistä tuntee tämän asiakastyypin.

Suosittelen selkeää asiakaskannattavuuden laskentaa. Ei vaadi isoja ohjelmistoinvestointeja mikroyrittäjälle, joka tietää valmiiksi mitä asiakkuuksia kannattaa selvittää tarkemmin. Riittävän asiakaskannattavuuden saat usein laskettua kun olet aikasi seurannut ajankäyttöä tähän yksittäiseen asiakkaaseen liittyen, laskenut mahdollisen materiaalikustannuksen sekä sopivasti hinnoitellun ajankäytön yhteen ja verrannut sitä asiakaslaskutukseen. Mikäli kaava antaa negatiivisen luvun tai selvästi keskimääräistä katetta alemman tuloksen, on aika miettiä asiakkuuden mielekkyyttä. Kun todennäköisesti sama asiakkuus vaatii myös eniten em. mielenhallintaa, on luopuminen asiakkuudesta hyvin varteenotettava vaihtoehto. Vähintään tulisi pystyä perustelemaan miksi tätä kannattamatonta asiakkuutta tulisi jatkaa. Joskus tällainenkin syy voi löytyä esim. tärkeän referenssiasiakkuuden osalta, jolloin voit katsoa asiakkaan aiheuttaman tappion osaksi markkinointikulujasi. Tieto asiasta on kuitenkin oleellista.

Lopuksi konkreettinen esimerkki kannattavuuslaskennan yksinkertaisuudesta muussakin kuin asiakaskohtaisen kannattavuuden laskennassa. Jotta mitään myyntitoimintoa voitaisiin perustella yrityksessä kannattavaksi on sen vähintään tuotettava positiivinen kate siihen liittyvien ns. muuttuvien kustannusten jälkeen. Sillä katteella katetaan sitten osaa yrityksen kiinteistä kustannuksista. Levillä matkailukausi jakaantuu karkeasti kolmeen sesonkiin, jolloin majoitushinnoittelu vaihtelee myös runsaasti sesongista toiseen. Ruskamatkailu on vuosien saatossa ollut vähenemään päin ja ennen kaikkea majoitusajat ovat lyhentyneet. Aloin laskeskella loppusyksyyn ajoittuvien muutamien päivien mökkivuokraamisen mielekkyyttä. Kun selkeimmät muuttuvat kustannukset ovat siivous/huolinta ja sähkön kulutus on yksinkertaista tehdä pieni laskelma paljonko pidennetyn viikonlopun muuttuvat kustannukset ovat jos esim. sähkölämmitys nostetaan erikseen asumistasolle. Säädetään sähköt sitten etänä tai huoltomiehen maksullisella käynnillä, niin mitatun lisäkulutuksen kustannustaso oli hämmästyttävä. Voin vahvistaa, että yleisellä markkinahinnalla ei mökkiä kannata loppusyksyllä vuokrata välttämättä lainkaan. Järkevää katetta tuottavalla tasolla ei taas löydy vuokralaisia. Numerot ei valehtele.

 

Kirjoittaja Mikko Ilves on yrittäjä ja tilitoimisto Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja. Lisää blogi-kirjoituksia osoitteessa www.digitase.fi/blogi International blog updates in English www.autoaccoun.info/blog

 

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail