Tilitoimiston voi vaihtaa kesken tilikauden, ja se on täysin laillista. Kirjanpitolaissa ei ole säännöstä, joka kieltäisi toimeksiantosuhteen päättämisen tai aloittamisen kesken vuoden. Käytännön järjestelyt, kuten kirjanpitoaineiston siirto ja uuden tilitoimiston perehdyttäminen, vaativat kuitenkin huolellista koordinointia. Tässä artikkelissa käydään läpi kaikki tärkeimmät vaihtoon liittyvät kysymykset.
Milloin tilitoimiston vaihtaminen on mahdollista?
Tilitoimiston vaihtaminen on mahdollista milloin tahansa tilikauden aikana. Laki ei sido kirjanpitosopimusta tilikauden päättymiseen, joten vaihdon voi tehdä tammikuussa, heinäkuussa tai muulloin silloin, kun tarve vaatii. Ainoa oikeudellinen reunaehto on voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika.
Käytännössä vaihdon ajankohta kannattaa kuitenkin harkita. Tilikauden alku tai puoliväli on usein sujuvampi vaihtohetki kuin kiireinen tilinpäätöskausi, koska silloin siirrettävää aineistoa on vähemmän ja uusi kirjanpitäjä pääsee aloittamaan puhtaalta pöydältä. Vaihto juuri ennen tilinpäätöstä on teknisesti mahdollinen, mutta se vaatii uudelta tilitoimistolta enemmän perehtymisaikaa ja voi lisätä kustannuksia.
Tarkista ensin voimassa olevan sopimuksesi irtisanomisaika. Yleinen irtisanomisaika on yhdestä kolmeen kuukautta, mutta sopimukset vaihtelevat. Jos sopimuksessa ei mainita irtisanomisaikaa, sovelletaan kirjanpitotoimeksiannoissa yleisiä sopimusoikeudellisia periaatteita.
Mitä asiakirjoja ja tietoja tarvitaan tilitoimistoa vaihdettaessa?
Tilitoimistoa vaihdettaessa tarvitaan kaikki tilikauden kirjanpitoaineisto siihen hetkeen asti, jolloin vanha tilitoimisto lopettaa tehtävänsä. Käytännössä tämä tarkoittaa päivä- ja pääkirjaa, tililuetteloa, tositeaineistoa sekä avoinna olevien saamisten ja velkojen luetteloita eli reskontria.
Konkreettisesti uusi tilitoimisto tarvitsee seuraavat tiedot ja aineistot:
- Kirjanpito tilikauden alusta vaihtopäivään saakka (päiväkirja, pääkirja, tililuettelo)
- Kaikki tositteet tältä ajanjaksolta (ostolaskut, myyntilaskut, tiliotteet)
- Avoimet myynti- ja ostoreskontra-listat
- Alv-ilmoitukset ja mahdolliset alv-velka- tai saamistaselaskelmat
- Edellisen tilikauden tilinpäätös ja veroilmoitus vertailutiedoksi
- Mahdolliset palkanlaskennan tiedot, jos palkanlaskenta siirtyy samalla
- Käytössä olevan kirjanpito-ohjelmiston tunnukset tai vientitiedostot
Mitä täydellisempi aineisto uudelle tilitoimistolle toimitetaan, sitä nopeammin ja edullisemmin vaihto sujuu. Puuttuvat tositteet tai epätäydellinen kirjanpito lisäävät uuden kirjanpitäjän työmäärää ja voivat nostaa vaihdon kokonaiskustannuksia.
Miten vanha tilitoimisto velvoitetaan luovuttamaan kirjanpitoaineisto?
Vanha tilitoimisto on kirjanpitolain nojalla velvollinen luovuttamaan kaikki kirjanpitoaineistot asiakkaalle, koska kirjanpitoaineisto kuuluu aina yritykselle itselleen, ei tilitoimistolle. Tilitoimisto ei voi pidättää aineistoa esimerkiksi maksamattomien laskujen vakuutena.
Pyydä aineiston luovutusta kirjallisesti ja yksilöi selvästi, mitä haluat saada: kirjanpitotiedostot, tositeaineisto, reskontra ja tilinpäätösdokumentit. Aseta kohtuullinen määräaika, esimerkiksi kaksi viikkoa. Jos tilitoimisto on Taloushallintoliiton jäsen, se on sidottu liiton eettisiin sääntöihin, jotka edellyttävät aineiston asianmukaista luovutusta.
Jos aineiston luovutuksessa ilmenee ongelmia, voit ottaa yhteyttä Taloushallintoliiton neuvontapalveluun tai tarvittaessa lakimieheen. Käytännössä kiistat ovat harvinaisia, sillä ammattimaisesti toimivat tilitoimistot ymmärtävät luovutusvelvollisuuden.
Huomioi myös, että kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä tositteiden osalta ja kymmenen vuotta tilinpäätöksen osalta. Arkistointivastuun siirtymisestä kannattaa sopia kirjallisesti vaihdon yhteydessä.
Kuinka kauan tilitoimiston vaihto kestää käytännössä?
Tilitoimiston vaihto kestää tyypillisesti kahdesta neljään viikkoa siitä, kun aineisto on toimitettu uudelle tilitoimistolle. Koko prosessi irtisanomisilmoituksesta ensimmäiseen kirjanpitoon voi viedä yhdestä kolmeen kuukautta, riippuen sopimuksen irtisanomisajasta ja aineiston kunnosta.
Vaihdon aikajana etenee yleensä näin:
- Irtisanomisilmoitus vanhalle tilitoimistolle ja uuden tilitoimiston valinta
- Sopimuksen allekirjoitus uuden tilitoimiston kanssa
- Aineiston luovutuspyyntö vanhalle tilitoimistolle
- Aineiston siirto uudelle tilitoimistolle ja perehdytys
- Ensimmäinen kuukausikirjanpito uuden tilitoimiston toimesta
Jos vaihdosta sovitaan hyvässä yhteisymmärryksessä vanhan tilitoimiston kanssa, prosessi sujuu nopeammin. Sähköisessä taloushallinnossa aineiston siirto on huomattavasti nopeampaa kuin paperipohjaisen kirjanpidon siirrossa, koska tiedostot voidaan lähettää suoraan järjestelmästä toiseen.
Mitä tilitoimiston vaihtaminen maksaa?
Tilitoimiston vaihdon kokonaiskustannus muodostuu kolmesta osasta: vanhan tilitoimiston mahdollinen loppulasku, aineiston siirtoon liittyvä työ sekä uuden tilitoimiston perehdytystyö. Yhteensä vaihdon kulut ovat pienyritykselle tyypillisesti muutamasta sadasta eurosta ylöspäin riippuen aineiston laajuudesta.
Vanha tilitoimisto voi laskuttaa kesken tilikauden tehdystä kirjanpidosta ja aineiston kokoamisesta. Tarkista sopimuksesta, onko erillisiä lopetuskuluja tai minimiveloituksia. Osa tilitoimistoista veloittaa aineiston luovutuksesta erikseen, vaikka se onkin juridisesti kyseenalaista.
Uusi tilitoimisto saattaa veloittaa kertaluonteisen perehdytysmaksun tai aloitusmaksun, joka kattaa kirjanpidon tarkistamisen ja järjestelmien käyttöönoton. Pienyrittäjille suunnatuissa palveluissa aloitusmaksu on usein kohtuullinen tai sitä ei peritä lainkaan. Kannattaa pyytää kirjallinen tarjous, jossa eritellään sekä kuukausihinta että mahdolliset kertaluonteiset kulut.
Miten valita uusi tilitoimisto pienyritykselle?
Pienyritykselle sopivan tilitoimiston valinnassa ratkaisevat tekijät ovat hinta, sähköisten palvelujen taso ja kirjanpitäjän tavoitettavuus. Pienyrittäjä ei tarvitse samoja palveluja kuin suuri organisaatio, joten tilitoimiston erikoistuminen juuri pienyritysasiakkaisiin on merkittävä etu.
Arvioi potentiaalista tilitoimistoa näillä kriteereillä:
- Hinnoittelumalli: Onko kuukausihinta kiinteä vai tositemäärään sidottu? Kiinteä hinta on ennakoitavampi kasvavalle yritykselle.
- Sähköiset palvelut: Voitko toimittaa tositteet digitaalisesti? Onko käytössä mobiilisovellus tai asiakasportaali?
- Kirjanpitäjän tavoitettavuus: Saatko tarvittaessa nopeasti vastauksen kysymyksiisi?
- Palvelujen laajennettavuus: Voidaanko palvelua laajentaa yrityksen kasvaessa, esimerkiksi palkanlaskennan tai tilinpäätösraportoinnin osalta?
- Referenssit ja kokemus: Onko tilitoimistolla kokemusta juuri sinun toimialaltasi tai yritysmuodostasi?
Digitaalinen tilitoimisto sopii erityisesti liikkuvalle ja kiireiselle yrittäjälle, joka haluaa hoitaa kirjanpitoasiat missä tahansa ilman fyysisiä käyntejä. Esimerkiksi Digitasen Automaattitilit-palvelu on suunniteltu juuri 1–4 hengen yrityksille: kirjanpidon rutiinit on automatisoitu, kuukausihinta on kiinteä eikä ole sidottu tositemääriin, ja aineiston toimittaminen onnistuu DigibalanceApp-sovelluksen kautta suoraan puhelimella.
Pyydä aina kirjallinen tarjous ennen päätöstä ja varmista, että sopimuksessa on selkeä irtisanomisaika. Hyvä tilitoimisto kertoo avoimesti hinnoittelunsa ja palvelunsa rajat jo ennen sopimuksen allekirjoittamista.