Osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus alkaa heti yrityksen perustamisesta, käytännössä siitä hetkestä, kun yhtiö merkitään kaupparekisteriin. Kirjanpito on aloitettava välittömästi, sillä kaikki liiketapahtumat on kirjattava järjestelmällisesti alusta lähtien. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka nousevat esiin osakeyhtiön kirjanpidon aloittamisessa.
Mistä päivästä osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus alkaa?
Osakeyhtiön kirjanpitovelvollisuus alkaa perustamispäivästä, eli siitä päivästä, jolloin yhtiö on merkitty Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteriin. Kaikki tästä päivästä eteenpäin syntyvät liiketapahtumat on kirjattava kirjanpitoon kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Velvollisuus ei ala vasta silloin, kun liiketoiminta käynnistyy kunnolla.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että jo perustamisvaiheessa syntyvät kulut, kuten kaupparekisteri-ilmoituksen käsittelymaksu tai osakepääoman talletus, kuuluvat kirjanpidon piiriin. Osakeyhtiön on myös rekisteröidyttävä arvonlisäverovelvolliseksi, jos liikevaihto ylittää laissa säädetyn alarajan. Kirjanpito on siis syytä järjestää kuntoon heti alusta, ei vasta silloin, kun ensimmäinen tilikausi on jo pitkällä.
Mitä ensimmäiset kirjanpitomerkinnät osakeyhtiölle sisältävät?
Osakeyhtiön ensimmäiset kirjanpitomerkinnät koskevat osakepääoman sijoittamista yhtiön pankkitilille sekä perustamiskuluja. Osakepääoma kirjataan omaan pääomaan, ja perustamiseen liittyvät maksut, kuten rekisteröintimaksu, kirjataan kuluiksi. Nämä merkinnät muodostavat kirjanpidon pohjan, jolta tilikauden tapahtumien seuranta alkaa.
Perustamisen jälkeen kirjanpitoon kirjataan kaikki tulot ja menot aikajärjestyksessä. Myyntilasku kirjataan myyntisaamiseksi, ostolasku ostovelaksi, ja suoritukset kirjataan tiliotteen perusteella. Jokaisesta kirjanpitomerkinnästä on oltava tositteena alkuperäinen asiakirja, kuten lasku tai kuitti. Tositteita ei saa jälkikäteen muuttaa, ja niiden on oltava selkeitä ja yksilöitävissä olevia.
Tarvitseeko pieni osakeyhtiö tilintarkastajan heti perustamisen jälkeen?
Pieni osakeyhtiö ei välttämättä tarvitse tilintarkastajaa heti perustamisen jälkeen. Tilintarkastusvelvollisuus syntyy vasta, kun yhtiö ylittää tietyt kokoa mittaavat raja-arvot: liikevaihto yli 200 000 euroa, tase yli 100 000 euroa tai palveluksessa yli kolme henkilöä, ja näistä vähintään kaksi täyttyy kahdella peräkkäisellä tilikaudella.
Käytännössä useimmat juuri perustetut pienet osakeyhtiöt jäävät tilintarkastusvelvollisuuden ulkopuolelle ainakin alkuvuosina. On kuitenkin huomattava, että yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä tilintarkastuksesta riippumatta lain raja-arvoista, ja tietyillä toimialoilla tai rahoittajien vaatimuksesta tilintarkastus voidaan edellyttää. Vapaaehtoinen tilintarkastus voi myös lisätä uskottavuutta sidosryhmien silmissä.
Miten osakeyhtiön tilikausi määräytyy ja voiko sen valita itse?
Osakeyhtiön tilikauden pituus on lähtökohtaisesti 12 kuukautta, ja sen voi valita melko vapaasti. Tilikausi ei ole pakko olla kalenterivuosi, eli se voi alkaa esimerkiksi huhtikuun ensimmäisenä päivänä ja päättyä maaliskuun lopussa. Tilikausi ilmoitetaan kaupparekisteriin perustamisilmoituksen yhteydessä.
Perustamisvuonna tilikausi voi olla lyhyempi tai pidempi kuin 12 kuukautta, kuitenkin enintään 18 kuukautta. Tilikauden valinnassa kannattaa huomioida esimerkiksi toimialan sesonkiluonne: jos liiketoiminta on vilkkaimmillaan joulukuussa, voi olla järkevää ajoittaa tilikauden päättyminen muuhun ajankohtaan, jolloin tilinpäätöstyö ei kasaudu kiireisimmälle ajalle. Tilikautta voidaan myöhemmin muuttaa, mutta se vaatii yhtiöjärjestyksen muuttamista ja kaupparekisteri-ilmoituksen.
Kannattaako osakeyhtiön kirjanpito ulkoistaa tilitoimistolle heti alussa?
Osakeyhtiön kirjanpidon ulkoistaminen tilitoimistolle heti perustamisen jälkeen on useimmille pienyrittäjille järkevä ratkaisu. Osakeyhtiön kirjanpito on vaativampaa kuin toiminimen, sillä se edellyttää muun muassa tilinpäätöstä, veroilmoitusta ja mahdollisesti arvonlisäveroilmoitusten hoitamista säännöllisesti. Virheet voivat aiheuttaa hallinnollisia seurauksia ja turhia lisäkustannuksia.
Ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän ajan ja energian itse liiketoimintaan. Sähköiset kirjanpitopalvelut, kuten Automaattitilit-kirjanpito, tekevät tästä entistä helpompaa ja kustannustehokkaampaa: pankkitilitiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, tositteet arkistoidaan mobiilisovelluksella, ja ammattitaitoinen kirjanpitäjä hoitaa lakisääteiset velvoitteet puolestasi. Kuukausihinta ei ole sidottu tositemääriin, joten kustannukset pysyvät ennakoitavina myös yrityksen kasvaessa.
Mitä tositteita ja asiakirjoja osakeyhtiön on säilytettävä?
Osakeyhtiön on säilytettävä kaikki kirjanpidon tositteet, kuten myynti- ja ostolaskut, kuitit, tiliotteet sekä palkanlaskennan asiakirjat. Kirjanpitokirjat ja tilinpäätösasiakirjat on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden aikainen kirjanpitoaineisto, kuten tositteet ja kirjeenvaihto, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta.
Säilytysvelvollisuus koskee myös sähköistä aineistoa: digitaaliset tositteet ovat täysin hyväksyttyjä, kunhan ne ovat selkeitä ja tarvittaessa tulostettavissa. Paperitositteet voi skannata ja säilyttää sähköisessä muodossa, mikä helpottaa arkistointia huomattavasti. On tärkeää varmistaa, että sähköinen arkisto on luotettava ja tiedot pysyvät muuttumattomina koko säilytysajan. Hyvä tapa on käyttää tähän tarkoitukseen suunniteltua pilviarkistoa, jolloin asiakirjat ovat aina tallessa ja helposti löydettävissä.