Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisteri on tänä vuonna tehostanut toimintaansa, jotta yritysten tiedot ovat heillä mahdollisimman ajantasaisia. Kaupparekisterin oman tiedotteen mukaan ”On tärkeää, että yritysten tiedot ovat rekisterissä ajan tasalla, julkisia ja helposti saatavissa. Kaupparekisterin tietoja hyödyntävät elinkeinoelämän ja viranomaisten lisäksi kansalaiset ja media.” Yrittäjälle kaupparekisterin aktivoituminen ilmenee jälleen uutena riskinä viranomaisten asettamista myöhästymis- tai laiminlyöntimaksuista.
Laiminlyöntimaksu 300 euroa voi aiheutua mistä vaan puutteellisesta tai virheellisestä rekisteritiedosta koskien esimerkiksi osoitetta, hallitusta, edunsaajia tai tilintarkastajia. Positiivista on se, että oman yrityksen kaupparekisteriotteen pystyy nykyään lataamaan tarkistamista varten Virre-tietopalvelusta veloituksetta. Konsulttipalveluumme saat yhteyden DigibalanceAppin kautta tai sähköpostiosoitteella konsulttipalvelu@digitase.fi mikäli tarvitset apua tietojen päivityksen kanssa.
Tärkeää: tilinpäätöstietojen toimittaminen kaupparekisteriin
Osakeyhtiöiden tilinpäätöstietoja on kaupparekisteristä löytynyt aina, mutta viranomaiset eivät toisaalta ole olleet kovinkaan aktiivisia mahdollisten puutteiden osalta. Näin ollen esimerkiksi lepäävien osakeyhtiöiden osalta rekisteristä on saattanut puuttua useiden vuosien tilinpäätöstiedot, eikä niitä käytännössä ole koskaan edes laadittu. Linja on nyt muuttunut ja kaikilta osakeyhtiöiltä vaaditaan tilinpäätöstiedot ja lisäksi vaadittavien tietojen laajuus on lisääntynyt.
Digitaseen osakeyhtiöasiakkaiden kaupparekisteriotteiden kohdassa ”Viimeisimmät rekisteröidyt tilinpäätökset” löytyy listaus tilinpäätöksistä, joiden tiedot on kaupparekisteriin menneet osana yhtiön veroilmoituksia. Tämä tieto on sisältänyt yhtiön tuloslaskelman ja taseen, mutta jatkossa tietovaatimus on laajempi, mikä lisää yrittäjän hallinnollista taakkaa. Kaupparekisteriin on toimitettava nyt hallituksen ja mahdollisen toimitusjohtajan allekirjoittama ja päivätty tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot sekä hieman isommilla yrityksillä myös tilintarkastuskertomuksen ja toimintakertomuksen. Lisäksi tarvitaan tieto yhtiökokouksen eli omistajien tilinpäätöksen vahvistamispäivämäärästä sekä mahdollisen voiton käsittelystä eli käytännössä osingonjakotieto. Nämä tilinpäätöstiedot on toimitettava kaupparekisteriin 8 kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä.
Olemme suunnitelleet vaatimuksiin vastaamista hyvinkin tarkasti ja jatkossa Digitaseen Automaattitilit-pienyritysasiakkailla on kaksi vaihtoehtoa asian hoitamiseen: 1. valtuuttaa meidät hoitamaan myös laajat tilinpäätöstiedot kaupparekisteriin. 2. ilmoittaa meiltä saatavien dokumenttien pohjalta tilinpäätöstiedot kaupparekisteriin itse.
Asiasta kysytään jatkossa DigibalanceAppissa, kun täytät vuosittaisia lisätietoja tilinpäätöksen laatimista varten. Mikäli valitset kaupparekisteritietojen toimittajaksi ”Digitase”, niin keräämme yrittäjiltä tilinpäätökseen tarvittavat sähköiset allekirjoitukset sekä tiedot osingonjaosta ja toimitamme nämä laajat tiedot kaupparekisteriin vaaditun aikarajan puitteissa. Tässä vaihtoehdossa tulemme käyttämään kaavamaisia päivämääriä, joiden mukaan tilinpäätös vahvistetaan sekä mahdollinen osingonjakopäätös tehdään Osakeyhtiölain mukaan 6 kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. Lisäveloituksemme palvelusta on 45 euroa + alv.
Myöhästyneen tilinpäätöksen maksut
Patentti- ja rekisterihallitus PRH tehostaa tietojen saantia korkeilla myöhästymismaksuilla, jotka ovat 150 eurosta jopa 600 euroon, riippuen myöhästymisen pituudesta. Lepäävien yhtiöiden kohdalla on hyvä erityisesti huomioida, että PRH määrää myöhästymismaksun kaksinkertaisena, jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu ajoissa kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta. Digitaseelta voit tiedustella myös lepäävänä olleen yhtiön mahdollisesti tekemättömien tilinpäätösten laatimista.
Viranomaisten linja yrittäjän kuluriskiä lisäävien laiminlyönti- ja myöhästymismaksujen kanssa on yleensä alkuun armollisempi, mutta kuten verottajan kanssa on huomattu, muuttuvat maksut nopeasti täysin automaattisiksi ja yleensä peruuttamattomiksi. Näin ollen asiaan kannattaa nyt kiinnittää huomiota ja esimerkiksi pitää kiinni siitä, että tilinpäätöksen lisätiedot tulee toimitettua meille DigibalanceAppin antamissa aikarajoissa. Tämä mahdollistaa myös viranomaisten aikarajoissa pysymisen.
