Miten järjestää kirjanpito pienyritykselle? (lähde: ChatGPT)
Yrityksen kirjanpidon järjestäminen koostuu useista keskeisistä vaiheista. Tässä ovat tärkeimmät askeleet:
- Valitse kirjanpitomenetelmä
- Yksinkertainen kirjanpito: Sopii toiminimille ja freelancereille. Siinä seurataan yrityksen tuloja ja menoja.
- Kahdenkertainen kirjanpito: Pakollinen osakeyhtiöille ja suuremmille yrityksille. Tämä menetelmä seuraa sekä varojen lähteitä että käyttötarkoituksia.
- Valitse kirjanpitojärjestelmä
- Sähköiset kirjanpito-ohjelmistot: Suosittuja vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Procountor, Netvisor ja Digitaseen Automaattitilit-palvelu
- Tilitoimiston käyttö: Ulkoistaminen vähentää yrittäjän työtaakkaa ja varmistaa kirjanpidon lainmukaisuuden.
- Avaa yrityksen pankkitili
- Yrityksen omat pankkitilit erottavat liiketoiminnan rahat omista varoista ja helpottavat tilien seurantaa.
- Säilytä kirjanpitoaineisto
- Lakisääteinen säilytysaika on yleensä kuusi vuotta. Tämä koskee tositteita, sopimuksia ja kirjanpitoraportteja.
- Varmista veroilmoitusten ja tilinpäätösten tekeminen
- Yrityksen on ilmoitettava arvonlisäverot ja laadittava tilinpäätös vuoden lopussa, mikäli se on lakisääteisesti pakollista.
- Seuraa talouden kehitystä
- Laadi kuukausittain tuloslaskelmat ja tasetiedot. Tämä auttaa ennakoimaan kassavirtaa ja tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä.
Lisätietoja löydät esimerkiksi Suomen Yrittäjien ja Verohallinnon verkkosivuilta.
(lähde: ChatGPT)
Digitaseen asiantuntija kommentoi
ChatGPT eritteli kuusi vaihetta kirjanpidon järjestämiseksi pienyritykselle. Muutama kohta edellyttää hieman lisäkommentointia.
Pienyrittäjä saa usein googlettamalla käsityksen, että hänen toiminnalleen voisi olla riittävää pitää ns. yhdenkertaista kirjanpitoa (vrt. ChatGPT:n käyttämä virheellinen termi yksinkertainen kirjanpito), jota hän sitten kyselee tilitoimistopalveluna. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa on kyse ainoastaan tulojen ja menojen ylöskirjaamisesta maksupäivien mukaan. Sen pohjalta perinteinen ammatinharjoittaja kuten maanviljelijä voi saada käsityksen vuoden verotettavasta tulostaan ja hän voi itse antaa veroilmoituksensa. Varsinaisen yritystoiminnan seurantaan se ei kuitenkaan ole riittävää, eikä sen pohjalta muodostu edes taseraporttia, jota esimerkiksi rahoitustilanteissa tarvitaan. Tilitoimistoissa ei juurikaan tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa, vaan samalla vaivalla muodostuu kunnollinen kahdenkertainen kirjanpito.
ChatGPT esittää vaihtoehtoina sähköisen kirjanpitojärjestelmän käytön tai kirjanpidon ulkoistamisen tilitoimistoon. Käytännössä on nykyisin useimmiten kyseessä näiden yhdistelmä eli yrittäjällä ja kirjanpitäjällä on yhteydet samaan sähköiseen järjestelmään ja usein yrittäjä hoitaa osia kirjanpidostaan itse. Digitaseen Automaattitilit-palvelussa yrittäjä kuitenkin vapautetaan kirjanpitäjän tehtävistä, eikä hän joudu itse tekemään esimerkiksi tiliöintivalintoja, jotka usein ovat aiheuttaneet käytännön kirjanpitosotkuja.
Yrityksen erillinen pankkitili on aivan kriittinen edellytys kirjanpidon järjestämiselle. Aihe on nykyään yllättävän hankala ja tästä löytyy lisätietoa erillisestä blogista
Kirjanpitoaineiston säilytyksen osalta siirtyminen mappiympäristöstä sähköiseen maailmaan on aiheuttanut alalla tilanteita, joissa materiaalia on ajautunut hukkaan. Tämän vuoksi Digitaseen DigibalanceApp-mobiilisovellus sisältää oman arkisto-ominaisuuden, jossa kaikki aineisto säilyy luotettavasti.
ChatGPT:n kommentti veroilmoituksista ja tilinpäätöksistä on hieman ylimalkainen ja noudattaa alkavilla yrittäjilläkin olevia epäselvyyksiä. Arvonlisäveroilmoitukset ovat eri asia kuin vuosittainen tuloveroilmoitus. Arvonlisäverot ilmoitetaan kirjanpidon pohjalta valitun kauden mukaan eli kuukausittain, neljännesvuosittain tai kerran vuodessa. Toiminimiyrittäjät saavat myös helposti käsityksen, että heille syntyy säästöä kun ei tarvitse laatia tilinpäätöstä. Käytännössä tilinpäätösluvut on kuitenkin laadittava, jotta on lähderaportit pakolliselle tuloveroilmoitukselle. Tilinpäätösdokumentit ovat kuitenkin hieman osakeyhtiötä suppeammat, minkä vuoksi tilinpäätösveloitus on yleensä edullisempi.
ChatGPT:n neuvo seurata yrityksen talouden kehitystä on erittäin hyvä. Tämä on hankalaa mikäli tilitoimistolta saatavat raportit ovat pitkiä ja kryptisiä. DigibalanceApp kiteyttää raportit oleellisiksi ja helposti sovelluksesta hahmotettaviksi.
Kommentoija Mikko Ilves (KTM, KLT) on tilitoimisto Digitase Oy:n hallituksen puheenjohtaja.
