Yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa yksinkertaistettua menetelmää, jossa kirjataan vain tulot ja menot ilman tase-erittelyä, kun taas kahdenkertainen kirjanpito edellyttää jokaisen tapahtuman kirjaamista kahdelle tilille sekä debet- että kredit-puolelle. Keskeisin ero on se, että yhdenkertainen kirjanpito on sallittu vain tietyille toiminimille, kun taas lähes kaikki muut yritysmuodot ovat velvollisia pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa. Alla käymme läpi kummankin menetelmän käytännön toiminnan, velvollisuudet ja siirtymisen menetelmästä toiseen.
Kumpi kirjanpitomenetelmä sopii toiminimelle?
Toiminimi voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos se täyttää kirjanpitolain mukaiset pienyrityksen raja-arvot: taseen loppusumma on enintään 350 000 euroa, liikevaihto enintään 700 000 euroa ja palveluksessa on keskimäärin enintään 10 henkilöä. Kun kaikki nämä ehdot täyttyvät, toiminimi voi pitää maksuperusteista kassakirjanpitoa yhdenkertaisena kirjanpitona.
Käytännössä suurin osa suomalaisista toiminimistä ja yksinyrittäjistä jää selvästi näiden rajojen alle, joten yhdenkertainen kirjanpito on heille laillinen vaihtoehto. On kuitenkin syytä huomata, että osakeyhtiöt, henkilöyhtiöt ja muut yhteisömuodot eivät voi valita yhdenkertaista kirjanpitoa yrityksen koosta riippumatta. Niille kahdenkertainen kirjanpito on aina pakollinen.
Miten yhdenkertainen kirjanpito käytännössä toimii?
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjataan kaikki yritykseen tulevat rahavirrat tuloiksi ja kaikki lähtevät rahavirrat menoiksi yhteen kirjanpitoon, yleensä kassakirjaan. Kirjaukset tehdään maksuperusteisesti eli silloin, kun raha liikkuu tilillä, ei laskun päivämäärän mukaan. Tase-erittelyä tai varojen ja velkojen erillistä seurantaa ei edellytetä.
Käytännössä toiminimi kirjaa esimerkiksi asiakkaalta saadun suorituksen tuloksi sinä päivänä, kun se näkyy pankkitilillä, ja puhelinlaskun menoksi maksupäivänä. Tilikauden lopussa lasketaan tulojen ja menojen erotus, josta muodostuu verotettava tulo. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kuusi vuotta, ja tositteet on pidettävä tallessa kirjausten tueksi. Digitasen DigibalanceApp-mobiilisovelluksella yrittäjä voi kuvata kuitit ja toimittaa ne suoraan kirjanpitäjälle heti maksun yhteydessä — tositteet eivät enää katoa kassin pohjalle tai sähköpostin syövereihin.
Menetelmä on hallinnollisesti kevyt, mutta se antaa rajallisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, koska se ei näytä esimerkiksi avoimia saatavia tai lyhytaikaisia velkoja reaaliajassa.
Miten kahdenkertainen kirjanpito eroaa yhdenkertaisesta?
Kahdenkertainen kirjanpito perustuu siihen, että jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdelle eri tilille: toinen tili veloitetaan eli kirjataan debet-puolelle ja toinen hyvitetään eli kirjataan kredit-puolelle. Tämä kaksoiskirjausperiaate pitää kirjanpidon aina tasapainossa ja mahdollistaa täydellisen tilinpäätöksen, joka sisältää sekä tuloslaskelman että taseen.
Kahdenkertainen kirjanpito tuottaa yhdenkertaista huomattavasti kattavamman kuvan yrityksen taloudesta. Se näyttää paitsi tulot ja menot myös varat, velat ja oman pääoman kehityksen. Tämä tekee siitä välttämättömän työkalun esimerkiksi rahoituksen hakemiseen, sijoittajaviestintään ja johdon päätöksenteon tueksi.
Yhdenkertaiseen verrattuna kahdenkertainen kirjanpito on monimutkaisempaa ja vaatii enemmän osaamista — minkä vuoksi yritykset ulkoistavat sen usein tilitoimistolle. Digitasella kahdenkertainen kirjanpito hoituu osana DT Taloushallinto -palvelua: yrittäjän ei tarvitse hankkia omia ohjelmistolisenssejä tai opetella järjestelmien käyttöä itse, vaan Digitasen asiantuntijat hyödyntävät markkinoiden johtavia järjestelmiä puolestasi. Automatisoitujen järjestelmien ansiosta kirjanpidon työmäärä ei myöskään ole enää niin suuri kuin perinteisessä manuaalisessa kirjanpidossa.
Milloin yritys on velvollinen käyttämään kahdenkertaista kirjanpitoa?
Yritys on velvollinen käyttämään kahdenkertaista kirjanpitoa aina, kun se toimii muussa yhtiömuodossa kuin toiminimessä, tai kun toiminimi ylittää kirjanpitolaissa määritellyt pienyrityksen raja-arvot. Käytännössä osakeyhtiöt, kommandiittiyhtiöt, avoimet yhtiöt ja osuuskunnat kuuluvat aina kahdenkertaisen kirjanpidon piiriin.
Myös toiminimi siirtyy kahdenkertaisen kirjanpidon velvollisuuden piiriin, jos se ylittää kaksi kolmesta raja-arvosta kahtena peräkkäisenä tilikautena: taseen loppusumma yli 350 000 euroa, liikevaihto yli 700 000 euroa tai henkilöstöä keskimäärin yli 10. Kirjanpitovelvollisuus on siis sidottu sekä yritysmuotoon että toiminnan laajuuteen.
Mikroyrityksille, jotka toimivat osakeyhtiömuodossa mutta pysyvät pienyrityksen rajojen sisällä, kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen, vaikka tilinpäätöksessä voidaan hyödyntää tiettyjä kevennettyjä vaatimuksia. Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönnistä voi seurata hallinnollisia seuraamuksia ja vaikeuksia verotuksen toimittamisessa. Puuttuvat tai kadonneet tositteet johtavat lisäksi sekä tuloverotuksen kuluvähennyksen että arvonlisäveron vähennysoikeuden menetykseen — siksi huolellinen kuittien hallinta on jokaisen yrittäjän etu.
Voiko yhdenkertaisesta kirjanpidosta siirtyä kahdenkertaiseen?
Kyllä, yhdenkertaisesta kirjanpidosta voi siirtyä kahdenkertaiseen, ja siirtyminen tapahtuu aina tilikauden alusta. Toiminimi voi tehdä tämän vapaaehtoisesti milloin tahansa, ja siirtyminen on pakollista, jos raja-arvot ylittyvät. Siirtyminen edellyttää avaavan taseen laatimista, jossa kaikki varat ja velat kirjataan taseeseen ensimmäistä kertaa.
Käytännössä siirtyminen kannattaa suunnitella hyvissä ajoin ennen tilikauden vaihtumista. Avaavaan taseeseen kerätään tiedot pankkitilien saldoista, mahdollisista lainoista, käyttöomaisuudesta ja muista varoista ja veloista. Digitasen asiantuntijat auttavat siirtymisen teknisessä toteutuksessa ja varmistavat, että avaava tase on laadittu oikein — yrittäjän ei tarvitse selvittää yksityiskohtia yksin.
Siirtyminen kahdenkertaiseen kirjanpitoon on usein järkevää jo ennen kuin se on pakollista, sillä se parantaa talouden seurantaa merkittävästi. Esimerkiksi Automaattitilit-palvelu on suunniteltu juuri mikroyrittäjille, jotka haluavat hyödyntää sähköisen taloushallinnon edut ilman, että kirjanpidon työtaakka kaatuu yrittäjän omille harteille. DigibalanceApp-mobiilisovellus täydentää kokonaisuutta: kuvaat kuitit puhelimella ja ne siirtyvät suoraan kirjanpitäjällesi — nopeasti, vaivattomasti ja paperittomasti.
Ota yhteyttä — löydä sinulle sopiva palvelumalli
Mietityttääkö, kumpi kirjanpitomenetelmä sopii juuri sinun yritykseesi, tai onko aika siirtyä kahdenkertaiseen kirjanpitoon? Digitasen asiantuntijat auttavat sinua valitsemaan oikean ratkaisun ja hoitavat kirjanpidon puolestasi — markkinoiden johtavilla järjestelmillä, ilman että sinun tarvitsee huolehtia ohjelmistoista tai hallinnollisesta taakasta. Ota yhteyttä tänään ja löydä sinulle sopiva palvelumalli.
