Kvartaalikirje

Tämä on Digitaseen asiakkaille suunnattu uutiskirje.

Koronaviruksen aiheuttama kriisi

Pienyrittäjän toimintaympäristö muuttui hetkessä kun koko valtakunta laitettiin käytännössä kiinni. Liikevaihdot ovat useilla yrittäjillä romahtaneet ja kukaan ei tiedä kauanko meneillään oleva kriisi tulee kestämään. Yrittäjän näkökulmasta kyse on selviytymistaistelusta, jossa ensitavoitteena on nopeasti sopeuttaa omaa kassavirtaa. Siinä on kyse lähinnä isompien maksujen ajallisesta lykkäämisestä, jotta saadaan mahdollisuus selvitä pahimmasta kriisiajasta ja miettiä toiminnan mahdollisia sopeuttamistoimia pidemmällä tähtäimellä.

Valitettavasti on sanottava, että keinot ovat tässä kohtaa hyvin rajallisia, mutta listasimme kuitenkin niitä joustokohtia, joita toistaiseksi on tullut esiin:

• Ennakkoverojen poistaminen tai alentaminen. Normaalissakaan tilanteessa ei ole järkevää maksaa oleellisesti yläkanttiin olevia ennakkoveroja (yhtiön tai elinkeinonharjoittajan), mutta nopeassa menojen karsinnassa ennakkoverot kannattaa poistaa mahdollisimman pian. Me saamme näitä muutoksia sähköisesti tehtyä lähes välittömästi, kunhan laitat meille toimeksiannon joko sähköpostilla konsulttipalvelu@digitase.fi tai DigibalanceApp mobiilisovelluksen kautta. Muistathan mainita aina asiakasnumerosi sekä mahdollisen arviosi koko vuoden tuloksesta. Esimerkiksi DigibalanceApp mobiilisovelluksen ennusteet ovat nyt yläkanttiin kun tilanne on todennäköisesti muuttunut hetkessä alkuvuoden tasosta. HUOM! Voimme myös tehdä ratkaisun, jossa tämän vuoden ennakkoverot jäädytetään siihen mitä toistaiseksi on maksettu eli loppuvuoden maksut poistetaan. Mikäli tilanne myöhemmin normalisoituu, niin ennakkojen tilanne kannattaa arvioida uudelleen syksyllä.

• Pakolliset eläkevakuutusmaksut. Isot eläkevakuuttajat ovat tuoneet esille pieniä joustoja vakuutusmaksujen osalta. Kyse on lähinnä maksuajoista ja esimerkiksi Ilmarinen ilmoitti, että 20.3.2020 erääntyviin YEL-maksuihin ei sovelleta viivästyskorkoja, eikä niitä siirretä perintään ainakaan huhtikuun loppuun asti. Työeläkeala on parhaillaan tekemässä laajempaakin linjausta helpotuksista eläkemaksuihin, mutta kaikissa niissä lienee kysymys joustoista maksuaikoihin. Seuraamme tilannetta.

• Lainojen lyhennysvapaat. Pankkien asenne lainojen lyhennysvapaisiin on tässä kohtaa erittäin suopea. Eli korot on aina maksettava, mutta mikäli sinulla on tässä kohtaa erääntymässä myös lainan lyhennystä, niin yhtenä suositeltavana joustotoimena on yhteydenotto pankkiin ja esim. ylimääräisen 6 kk:n lyhennysvapaan sopiminen. Tämä koskee yhtä hyvin yrityslainaa kuin asuntolainaa. Tässäkin on kyse maksun lykkäämisestä, mutta tehokkaammasta avusta kassanhoitoon kuin esimerkiksi vakuutusmaksujen osalta. Tässä maksu lykkääntyy pysyvästi eteenpäin.

• Vuokrien alentaminen. Mediassa on paljon suositeltu yhteydenottoa vuokranantajaan, joka voisi tulla vastaan vuokrissa. Yrittäjänä jokainen ymmärtää, että mikäli vuokranantajana on toinen pienyritys on tässä kyse vaikeasta yhtälöstä. Sen sijaan ne tapaukset, joissa vuokranantaja edustaa ns. institutionaalista tasoa, kuten vakuutusyhtiöt ja pankit, on jonkinlainen vuokrajousto hyvinkin mahdollista. Asia kannattaa joka tapauksessa selvittää mikäli vuokrameno on yrityksessäsi merkittävä kuluerä.

• Verojen viivästysseuraamukset. Verottaja on listannut erilaisia pienen pieniä helpotuksia liittyen asioiden hoitoon heille päin. Käytännössä ainoa konkreettinen viesti on ollut se, että ALV:n myöhästymismaksut voitaisiin jättää perimättä (ei siis itse veron osuus). Se kuitenkin edellyttää erillistä hakemusta asiasta. Myös veroilmoituksen antamiselle olisi mahdollista hakea esim. sairastumisen perusteella lisäaikaa, mutta osana Digitaseen palvelua ei tälle ole tässä kohtaa tarvetta.

On hyvä korostaa, että ALV-raportointi kannattaa nyt ehdottomasti pitää ajan tasalla. Kun liikevaihto romahtaa, niin usein kulut juoksevat normaalitasolla ainakin jonkin aikaa. Onkin tärkeää, että ilmoitat meille normaalit kk-tiedot ajoissa, jotta saamme ALV-ilmoitukset eteenpäin. Tällöin myös mahdolliset ALV-palautukset maksetaan sinulle nopealla aikataululla.

• Työntekijöiden lomautukset. Mikäli työllistät ulkopuolisia työntekijöitä kiinteällä palkalla, niin mahdollisimman nopea lomauttaminen on ikävä, mutta realistinen toimenpide. Lomautuksella on mahdollista saada palkanmaksu poikki melko nopeastikin, mutta se edellyttää lakisääteistä ilmoitusmenettelyä. Tarkemmat tiedot saat oman työehtosopimuksesi sopineelta liitolta. Mikäli et kuulu minkään TES:in piiriin ja olet Digitaseen palkanlaskenta-asiakas niin voit kysyä lomauttamisprosessista myös meidän palkkahallinnosta.

• Finnvera/Business Finland/Ely-keskus. Hallituksen tiedotteiden mukaan ainakin Finnveran rahoittamismahdollisuuksia on lisätty oleellisesti. Tämän käytännön merkitys akuutissa kassakriisissä on epäselvä, mutta seuraamme tilannetta. Mikäli koet, että esim. ylimääräinen lainarahoitus saattaisi tässä kohtaa olla pelastus omalle toiminnallesi, niin suosittelemme seuraamaan Finnveran, Business Finlandin ja Ely-keskuksen mahdollisia uusia vaihtoehtoja suoraan heidän nettisivuiltaan.

Yhteenvetona: juuri nyt kyse on menojen sopeuttamisesta romahtaneisiin tuloihin esim. edellä listatuilla toimenpiteillä. Kun tilanne kaiken kaikkiaan alkaa rauhoittua, niin on hyvä miettiä omaa liiketoiminta kokonaisuudessaan eli pitkällä tähtäyksellä nykyisen kulumassan suhdetta odotettavissa olevaan liikevaihtoon. Jää nähtäväksi muuttuuko yrittäjän toimintaympäristö nyt lopullisesti vai onko kyse väliaikaisesta takapakista.

Huom! Mikäli itse sairastut koronaviruksen myötä (COVID-19) ja/tai joudut muuten koronakaranteeniin, niin YEL-yrittäjä on työntekijöiden tapaan oikeutettu KELAn tartuntatautipäivärahaan. Tästä ja sen hakemisesta löytyy lisätietoja KELAn sivuilta.

Digitaseen palvelut

Olemme Digitaseessa panostaneet viimeisen puolen vuoden aikana runsaasti asiakaspalvelun tehostamiseen esim. laajemman päivystystoiminnan puitteissa. Siitä lisätietoja osoitteessa https://www.digitase.fi/kirjanpitajaa-ei-saa-kiinni/

Pahoittelut, että jotkut toimintomme ovat alkuvuonna siitä huolimatta olleet ruuhkautuneet, mikä johtuu piikistä alkuvuoden tilinpäätös- ja veroilmoitusmäärissä. Sen lisäksi tänä vuonna on esiintynyt aiempaa enemmän meistä riippumattomia ongelmia sähköpostien läpimenossa sekä vastaanoton että lähettämisen puolella. Asian parissa on tehty paljon töitä sekä meidän että ulkopuolisten palveluntarjoajien toimesta ja pahin tilanne on saatu hallintaan. Valitettavasti kyse on kuitenkin aiheesta, joka saattaa jatkossakin pulpahtaa ajoittain pintaan. Suosittelemme, että määrittelet omassa sähköpostissasi kaikki @digitase.fi -loppuiset osoitteet sekä laskutuksessa käyttämämme noreply.e-invoice@tix.tieto.com osoitteen ns. turvallisiksi osoitteiksi. Lisäksi @digitase.fi -osoitteet kannattaa lisätä oman sähköpostiohjelmasi yhteystietoihin.

Automaattitilit –asiakkaille suosittelemme lisäksi ehdottomasti DigibalanceApp sovelluksen käyttöä, jolla pääset välttämään sähköpostin tuottamat mahdolliset ongelmat. Lisätietoa ja latauslinkit löytyvät osoitteesta www.digibalanceapp.com/digitaseen-asiakas/. Huom. Mikäli et ole halukas käyttämään puhelinapplikaatiota, niin samaa palvelua voi käyttää myös tietokoneen selainversiona. Tänne pääset seuraavasta linkistä: https://digitase-mobile.herokuapp.com/login

Tiedoksi myös, että jos AT-asiakkaana käytät edelleen myyntitietojen ilmoittamiseen vanhaa nettilinkkiä, niin tulemme kesäkuusta alkaen ohjaamaan käytön ainoastaan em. DigibalanceApp –mobiiliapplikaatioon tai sen selainversioon!

Digitase Oy on toimintansa alusta alkaen panostanut digitaaliseen toimintamalliin ja myös organisoinut oman toimintansa etätyöhön perustuvaksi. Koko henkilöstömme onkin nykyisen koronatilanteen vuoksi lähes 100%:sti etätyössä ja toimintamme pyörii normaalisti. Mahdolliset kasvotusten tapahtuvat tapaamiset järjestämme kuitenkin toistaiseksi ainoastaan videopalavereina esim. Skypen kautta.

Digitase julkaisee jatkuvasti mielenkiintoisia päivityksiä, blogeja ym. yrittäjyyteen liittyvää. Parhaiten pysyt ajan tasalla jos seuraat nettisivujamme ja päivityksiä jollain some-kanavalla eli Facebookissa/Instagramissa/Twitterissä.

Mielenrauhaa kevääseen 2020!  

Mikko Ilves, hallituksen pj/Digitase Oy