Pienyrittäjä voi hoitaa kirjanpidon itse, ja se on Suomessa täysin laillista. Kirjanpitolaki ei edellytä ulkopuolista tilitoimistoa, mutta kirjanpidon on silti täytettävä kaikki lakisääteiset vaatimukset riippumatta siitä, kuka sen tekee. Seuraavat kysymykset auttavat arvioimaan, kannattaako oma kirjanpito vai onko ulkoistaminen järkevämpi valinta.
Mitä kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa pienyrittäjälle?
Kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa pienyrittäjälle lakisääteistä velvollisuutta kirjata kaikki liiketapahtumat järjestelmällisesti, säilyttää tositteet ja laatia tilinpäätös tilikauden päätteeksi. Velvollisuus koskee kaikkia yritysmuotoja: sekä toiminimeä että osakeyhtiötä, osuuskuntaa ja henkilöyhtiöitä.
Käytännössä kirjanpitovelvollisuus sisältää useita konkreettisia tehtäviä. Liiketapahtumat on kirjattava kahdenkertaiseen kirjanpitoon perustuvan periaatteen mukaan, tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta ja tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiöiden on myös toimitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi kaupparekisteriin.
Mikroyrityksillä on joitakin helpotuksia: kirjanpitolain mukaan mikroyritys voi esimerkiksi soveltaa yksinkertaistettuja tilinpäätöskäytäntöjä. Mikroyritykseksi katsotaan yritys, jonka liikevaihto on enintään 700 000 euroa, taseen loppusumma enintään 350 000 euroa ja henkilöstömäärä keskimäärin enintään kymmenen henkilöä.
Milloin yrittäjä voi laillisesti tehdä kirjanpidon itse?
Yrittäjä voi tehdä kirjanpidon itse aina, kun hänellä on riittävä osaaminen kirjanpitolain vaatimusten täyttämiseen. Laissa ei ole asetettu ammatillista pätevyysvaatimusta kirjanpitäjälle, joten muodollista koulutusta ei vaadita. Ratkaisevaa on lopputulos: kirjanpidon on oltava oikein tehty.
Käytännössä itse tehty kirjanpito on realistinen vaihtoehto erityisesti silloin, kun liiketoiminta on yksinkertaista ja liiketapahtumien määrä on pieni. Toiminimi, jolla on vain muutama kymmenen tositetta kuukaudessa ja yksinkertainen tulonmuodostus, on helpompi hallita kuin osakeyhtiö, jolla on monimutkaisia tase-eriä, arvonlisäverotusta useilla kannoilla tai palkanlaskentaa.
Yrittäjän on kuitenkin tunnettava ainakin perusteet arvonlisäverotuksesta, tuloveron laskentaperusteista sekä tilinpäätöksen rakenteesta. Pelkkä laskujen tallentaminen kirjanpito-ohjelmaan ei riitä, jos ei ymmärrä, mitä ohjelman tuottamat luvut tarkoittavat tai miten ne vaikuttavat verotukseen.
Mitä riskejä itse tehtyyn kirjanpitoon liittyy?
Suurin riski itse tehdyssä kirjanpidossa on virheellinen veroilmoitus tai puutteellinen tilinpäätös, jotka voivat johtaa veronkorotuksiin, myöhästymismaksuihin tai jopa verotarkastukseen. Kirjanpitovirheet voivat myös vääristää yrityksen taloudellista kuvaa ja johtaa huonoihin liiketoimintapäätöksiin.
Yleisiä ongelmia itse tehdyssä kirjanpidossa ovat muun muassa:
- Arvonlisäveron virheellinen käsittely, esimerkiksi vähennyskelpoisten ja vähennyskelvottomien ostojen sekoittuminen
- Kulujen kirjaaminen väärille tileille tai väärille tilikausille
- Puuttuvat tai väärin päivätyt tositteet — puuttuva kuitti tarkoittaa sekä tuloverotuksen kuluvähennyksen että arvonlisäveron vähennysoikeuden menetystä
- Tilinpäätöksen jaksotusvirheet, jotka siirtävät tuloja tai menoja väärään tilikauteen
- Osakeyhtiön oman pääoman ja lainojen sekoittuminen yksityisottoihin
Virheiden korjaaminen jälkikäteen on usein työlästä ja kallista. Tilitoimiston käyttäminen voi tulla edullisemmaksi kuin itse tehtyjen virheiden selvittäminen.
Kuinka paljon aikaa kirjanpito vie yrittäjältä kuukaudessa?
Kirjanpito vie pienyrittäjältä tyypillisesti kahdesta kymmeneen tuntia kuukaudessa liiketoiminnan laajuudesta ja tositteiden määrästä riippuen. Yksinkertaisimmillaan toiminimellä toimiva yrittäjä, jolla on vähän laskuja, selviää muutamassa tunnissa. Osakeyhtiöllä, jolla on palkanlaskentaa ja arvonlisäveroilmoituksia, aika kasvaa selvästi.
Kuukausittaisen kirjaustyön lisäksi aikaa kuluu tilikauden lopussa tilinpäätöksen laadintaan, veroilmoitusten täyttämiseen sekä mahdollisiin viranomaisten pyyntöihin vastaamiseen. Vuosilomakausi ja tilikauden vaihde ovat usein kuormittavimpia hetkiä.
Aika on pienyrittäjälle rahaa. Kymmenen tuntia kuukaudessa kirjanpidossa tarkoittaa kymmentä tuntia vähemmän laskutettavaa työtä tai asiakashankintaa. Tämä laskennallinen vaihtoehtoiskustannus on syytä ottaa huomioon, kun vertailee itse tekemistä ja ulkoistamista.
Milloin kirjanpidon ulkoistaminen kannattaa?
Kirjanpidon ulkoistaminen kannattaa, kun yrittäjän aika on arvokkaampaa käyttää ydintoimintaan, liiketoiminta kasvaa tai monimutkaistuu, tai kun kirjanpitovirheet alkavat toistua. Ulkoistaminen on järkevää myös silloin, kun verotukselliset erityistilanteet kuten arvonlisäverorekisteröinti, osakaslainat tai yrityskaupat tulevat ajankohtaisiksi.
Käytännön merkkejä siitä, että ulkoistamista on aika harkita:
- Kirjanpito kasaantuu ja tositteet odottavat viikkoja kirjausta
- Veroilmoitusten määräajat tuntuvat haastavilta seurata
- Yritystoiminta laajenee uusille toimialoille tai ulkomaille
- Palkkoja aletaan maksaa ensimmäistä kertaa
- Rahoittajat tai sijoittajat pyytävät luotettavia talousraportteja
Digitase on tilitoimisto, joka tekee ulkoistamisesta edullisempaa kuin moni kuvittelee. Kirjanpitoa varten sinun ei tarvitse hankkia omia ohjelmistoja tai opetella pyörittämään niitä yksin — Digitase hoitaa tämän kaiken osana palvelupakettia. Esimerkiksi Automaattitilit-palvelu on suunniteltu juuri mikroyrittäjille: kirjanpidon rutiinit hoidetaan automaation avulla, hinnat pysyvät alhaisina ja yrittäjä saa reaaliaikaisen näkymän yrityksen talouteen. Kuittien toimittaminen kirjanpitäjälle on tehty mahdollisimman helpoksi Digitaseen oman DigibalanceApp-mobiilisovelluksen avulla — kuvaa kuitti puhelimella ja se siirtyy suoraan kirjanpitäjälle. Näin yrittäjä vapautuu kirjanpitotyöstä kokonaan ja voi keskittyä siihen, missä on parhaimmillaan.
Ota yhteyttä ja löydä sinulle sopiva palvelumalli
Haluatko varmistaa, että kirjanpitosi on kunnossa ilman turhaa stressiä tai aikaa vievää säätämistä? Digitaseen asiantuntijat auttavat sinua löytämään juuri sinun yrityksellesi sopivan taloushallinnon ratkaisun. Ota yhteyttä tänään ja kartoitetaan yhdessä paras vaihtoehto.
