Pienyrityksen kirjanpito on tehtävä jatkuvasti tilikauden aikana, käytännössä kuukausittain. Kirjanpitolaki velvoittaa kaikki kirjanpitovelvolliset pitämään kirjaa liiketapahtumistaan säännöllisesti, eikä kirjanpitoa voi jättää tehtäväksi vain tilikauden lopussa. Alla käymme läpi tärkeimmät kirjanpidon aikatauluihin liittyvät kysymykset, jotka koskevat erityisesti mikroyrityksiä ja pienyrittäjiä.
Onko kirjanpito tehtävä kuukausittain vai riittääkö harvemmin?
Käytännössä pienyrityksen kirjanpito on tehtävä kuukausittain. Kirjanpitolaki edellyttää, että liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä, ja arvonlisäverovelvollisilla yrityksillä ALV-ilmoitusvelvollisuus sitoo kirjanpidon kuukausirytmiin. Vaikka laissa ei erikseen mainita sanaa ”kuukausittain”, käytännön velvoitteet tekevät kuukausittaisesta kirjanpidosta välttämättömyyden lähes kaikille yrityksille.
Poikkeuksena ovat pienet toiminimet, joiden liikevaihto on hyvin pienellä tasolla ja jotka on vapautettu arvonlisäverovelvollisuudesta alle 15 000 euron vuotuisen liikevaihdon perusteella. Tällaisissa tapauksissa kirjanpidon voi periaatteessa koota harvemmin, mutta ammattimainen käytäntö suosittelee silti säännöllistä kirjaamista, jotta tositteet eivät kerry hallitsemattomaksi kasaksi tilikauden loppuun. Digitasen DigibalanceApp-mobiilisovelluksella tositteiden kerääminen onnistuu vaivattomasti pitkin vuotta: kuitit kuvataan suoraan sovelluksella ja toimitetaan kirjanpitäjälle reaaliajassa, jolloin mitään ei jää viime hetkeen.
Kuukausittainen rytmi palvelee myös yrittäjää itseään: ajantasainen kirjanpito antaa realistisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja helpottaa päätöksentekoa. Kun luvut ovat ajan tasalla, kassavirta ja kannattavuus ovat nähtävissä ilman arvailua.
Mitä tapahtuu, jos kirjanpito jää myöhästymään?
Jos kirjanpito myöhästyy, seurauksena voi olla verottajan määräämä myöhästymismaksu, veronkorotus tai pahimmassa tapauksessa verotarkastus. ALV-ilmoituksen myöhästyminen johtaa automaattisesti myöhästymismaksuun, jonka suuruus riippuu veron määrästä ja viivästysajasta. Toistuvat laiminlyönnit voivat johtaa ankarampiin toimenpiteisiin.
Kirjanpidon laiminlyönti voi myös vaikeuttaa yrityksen rahoituksen hakemista, sillä pankit ja rahoittajat edellyttävät ajantasaisia tilinpäätöstietoja. Lisäksi myöhässä tehty kirjanpito on virhealttiimpaa, koska tositteet voivat kadota tai niiden sisältö unohtua ajan myötä. Puuttuvat kuitit eivät ainoastaan poista mahdollisuutta vähentää kulua tuloverotuksessa — ne johtavat myös arvonlisäveron vähennysoikeuden menetykseen, mikä kasvattaa yrityksen verorasitusta entisestään.
Osakeyhtiöillä myöhästynyt tilinpäätös voi johtaa kaupparekisterimerkintöjen viivästymiseen ja hallituksen jäsenten henkilökohtaiseen vastuuseen. Kirjanpitovelvollisuuden rikkominen voi äärimmäisissä tapauksissa täyttää kirjanpitorikoksen tunnusmerkistön, mikä on vakava oikeudellinen seuraus.
Milloin ALV-ilmoitus pitää antaa pienyrityksessä?
Arvonlisäverovelvollisen pienyrityksen on annettava ALV-ilmoitus pääsääntöisesti kuukausittain, viimeistään ilmoitusjakson päättymistä seuraavan toisen kuukauden 12. päivänä. Esimerkiksi tammikuun ALV-ilmoitus on annettava ja vero maksettava viimeistään 12. maaliskuuta. Pienet yritykset voivat hakea neljännesvuosi- tai vuosi-ilmoitusjaksoa, jos liikevaihto alittaa tietyt rajat.
Neljännesvuosittainen ilmoitusjakso on mahdollinen, kun yrityksen liikevaihto on enintään 100 000 euroa vuodessa. Vuosi-ilmoitusjakso puolestaan on käytettävissä, kun liikevaihto jää alle 30 000 euron. Nämä pidemmät jaksot helpottavat pienimmän kokoluokan yritysten hallinnollista taakkaa merkittävästi, mutta edellyttävät erillistä hakemusta Verohallinnolta.
ALV-ilmoitus annetaan sähköisesti OmaVero-palvelussa. Myöhässä annetusta ilmoituksesta peritään myöhästymismaksu automaattisesti, joten aikatauluissa pysyminen on tärkeää myös taloudellisesti. Kun kirjanpito on Digitasen DT Taloushallinto -palvelun hoidossa, ilmoitukset laaditaan ja toimitetaan ajallaan — yrittäjän ei tarvitse itse seurata määräaikoja.
Pitääkö toiminimellä tehdä kirjanpito samoin kuin osakeyhtiöllä?
Toiminimellä toimivan yrittäjän kirjanpitovelvollisuus on suppeampi kuin osakeyhtiöllä. Pienin toiminimiyritys voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa eli niin sanottua maksuperusteista muistiinpanomenettelyä, kun tietyt edellytykset täyttyvät. Osakeyhtiö on aina velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa.
Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollinen toiminimelle, jonka sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista rajoista: taseen loppusumma yli 350 000 euroa, liikevaihto yli 700 000 euroa tai palveluksessa keskimäärin yli 10 henkilöä. Käytännössä suurin osa pienistä toiminimistä täyttää nämä edellytykset.
Vaikka toiminimen kirjanpitovaatimukset ovat muodollisesti kevyemmät, arvonlisäverovelvollisuus koskee toiminimeäkin samoin ehdoin kuin osakeyhtiötä. ALV-ilmoitukset, veroilmoitukset ja tositteiden säilytysvelvollisuus ovat samat yritysmuodosta riippumatta. Käytännön arjessa toiminimiyrittäjän kirjanpito muistuttaa siis pitkälti osakeyhtiön kirjanpitoa, vaikka muodolliset vaatimukset ovatkin hieman kevyemmät. Muistathan, että puuttuva tosite tarkoittaa sekä tuloverotuksen kuluvähennyksen että ALV-vähennysoikeuden menetystä — DigibalanceApp-sovelluksella kuitit eivät enää katoa, sillä ne siirtyvät kirjanpitäjälle heti kuvaamisen jälkeen.
Voiko mikroyritys hoitaa kirjanpidon itse vai tarvitaanko tilitoimisto?
Mikroyritys voi periaatteessa hoitaa kirjanpitonsa itse, sillä laissa ei vaadita tilitoimiston käyttöä. Käytännössä itse tekeminen vaatii kuitenkin kirjanpitolain tuntemusta, aikaa ja tarkkuutta. Virheet voivat johtaa veroseuraamuksiin tai virheelliseen tilinpäätökseen, joten omaan osaamiseen on syytä suhtautua realistisesti ennen kuin päättää hoitaa kirjanpidon oma-aloitteisesti.
Monet mikroyrittäjät huomaavat, että kirjanpidon itse tekeminen vie aikaa varsinaiselta liiketoiminnalta enemmän kuin he aluksi arvioivat. Kirjanpito-ohjelmistojen opettelu, tositteiden käsittely, ALV-ilmoitusten laskeminen ja tilinpäätöksen laadinta ovat kukin oma kokonaisuutensa. Lisäksi lainsäädäntö muuttuu, ja muutosten seuraaminen edellyttää jatkuvaa perehtymistä. Yrittäjän ei myöskään tarvitse hankkia omia ohjelmistolisenssejä — Digitase hyödyntää markkinoiden johtavia järjestelmiä osana palvelupakettia, jolloin vastuu ohjelmistoista, päivityksistä ja lakimuutoksista jää ammattilaisille.
Digitaalinen tilitoimisto on nykyisin kustannustehokas vaihtoehto myös pienimmille yrityksille. Digitasen Automaattitilit-palvelu on suunniteltu erityisesti mikroyrityksille: kirjanpidon rutiinit on automatisoitu pitkälle, jolloin palvelun hinta pysyy alhaisena eikä kirjanpitotyötä siirretä yrittäjälle itselleen. Tositteiden toimittaminen kirjanpitäjälle käy kätevästi DigibalanceApp-sovelluksella — kuvaat kuitin, ja se on heti kirjanpitäjän käsiteltävissä. Näin yrittäjä voi keskittyä siihen, missä hän on parhaimmillaan, ja jättää lakisääteiset velvoitteet ammattilaisten huoleksi.
Ota yhteyttä — löydä sinulle sopiva palvelumalli
Kirjanpidon aikataulut, ALV-velvollisuudet ja tositteiden hallinta voivat tuntua monimutkaisilta — mutta niiden ei tarvitse olla sinun päänsärkysi. Digitasen asiantuntijat auttavat sinut alkuun ja rakentavat juuri sinun yrityksellesi sopivan taloushallinnon kokonaisuuden. Ota yhteyttä tänään ja selvitetään yhdessä, mikä palvelumalli sopii sinulle parhaiten.
