Kvartaalikirje

Tämä on Digitaseen asiakkaille suunnattu uutiskirje.

Yrityksen edunsaajien (omistajien) tiedot kaupparekisteriin 1.7.2019 alkaen

Lähes jokainen yrittäjä on pankissa törmännyt rahanpesulainsäädännön aiheuttamiin vaatimuksiin tarkasta ja säännöllisestä asiakkaan tunnistamisesta. Saman lainsäädännön pohjalta ollaan lisäämässä myös kaupparekisteritietojen vaatimuksia. Toisin kuin moni on luullut, niin kaupparekisteri ei tähän asti ole ylläpitänyt esimerkiksi osakeyhtiön omistajatiedoissa tapahtuneita muutoksia sen jälkeen kun yhtiön perustaminen on tapahtunut. Nyt asiaan tulee muutos ja kaupparekisteriin on tehtävä ns. edunsaajailmoitus.

Tässä yhteydessä puhutaan yrityksen edunsaajista, joka määritellään seuraavasti:

Edunsaajana pidetään henkilöä, joka täyttää vähintään yhden seuraavista edellytyksistä:

  • Hän omistaa yli 25 prosenttia yrityksen osakkeista joko suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta.
  • Hänellä on yli 25 prosentin osuus yrityksen äänimäärästä joko suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta.
  • Hän käyttää muulla perusteella tosiasiallista määräysvaltaa yrityksessä. Muu peruste voi olla esimerkiksi osakassopimus.

HUOM ! Yrityksen täytyy tehdä edunsaajailmoitus, vaikka yrityksellä ei ole yllä mainitut vaatimukset täyttäviä edunsaajia tai he eivät ole yrityksen tiedossa. Tällöin rahanpesulain mukaisesti PRH merkitsee kaupparekisteriin edunsaajiksi hallituksen jäsenet, toimitusjohtajan tai muun vastaavassa asemassa olevan henkilön.

Vaatimus ei koske toiminimiyrityksiä eikä henkilöyhtiöitä jos osakkaana on vain yksityishenkilöitä! Käytännössä kuitenkin kaikkien pientenkin osakeyhtiöiden ja osuuskuntien on jatkossa toimitettava kaupparekisteriin tarkat tiedot yrityksen omistajista. Rekisteröitäviä tietoja ovat nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, kotikunta ja omistusosuus. On hyvä kuitenkin tiedostaa se, että nämä tiedot eivät jatkossakaan ole kaupparekisteristä julkisesti saatavilla. Tietojen saaminen edellyttää rahanpesulain mukaista käyttötarkoitusta.

Edunsaajatietojen antamiselle on annettu vuoden siirtymäaika, joka kuitenkin menee nopeasti. Tee ilmoitus 1.7.2020 mennessä ja aina, kun edunsaajatiedot muuttuvat tai kun olet perustanut uuden yrityksen.

Tarkempiin ohjeisiin tietojen ilmoittamisesta pääset tämän linkin kautta. Ilmoitus on maksuton. https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/edunsaajatiedot_heinakuusta_2019_alkaen/miten_ilmoitat.html

 

Uusien maksutapojen käyttäminen yrityksen menoissa

Maksuliikennemaailma elää kovaa murrosvaihetta ja uusia verkkopohjaisia maksutapoja tulee esiin jatkuvasti. Ajoittain meiltä myös kysytään, että mikä näiden vaikutus on kirjanpitoon. On hyvä muistaa, että Digitaseen edulliset kirjanpitopalvelut perustuvat yrityksen pankkitiliin, joka toimii usein ns. käyttöliittymänä kirjanpitoon. Mikäli teet maksutapahtumia esimerkiksi Paypal-tilien välillä on tilanne sama kuin vaikka omalla henkilökohtaisella luottokortilla maksettaessa: tieto ei automaattisesti välity kirjanpitoon vaan sen käsittelystä on sovittava erikseen. Sama koskee yrityksen pankkitililtä esimerkiksi Transferwise tai Paytrail –tileille tehtäviä siirtoja. Itse siirto näkyy, mutta lopullinen maksunsaaja ei.

Sen sijaan jatkuvasti lisääntyvä mobiilimaksaminen ei aiheuta ylimääräistä järjestelyä. MobilePay ja Apple Pay –tyyppiset maksutavat perustuvat selkeisiin maksukorttiveloituksiin. Mikäli näitä sovelluksia haluat käyttää, niin suosittelemme ehdottomasti kytkemään palvelun yrityksen debit-korttiin (ei luottokorttiin). Tällöin maksusta siirtyy automaattisesti tietoa myös kirjanpitoon !

 

Digitase-laskujen toimitus

Viime kvartaalikirjeessä tiedotettiin, että Digitase Oy:n laskuille on kaksi toimitusvaihtoehtoa: verkkolasku tai sähköpostilasku. Mahdollisia maksumuistutuksia olemme edelleen toimittaneet ns. ePostin kautta (meiltä sähköisesti lähtevä kirje muuttuu paperikirjeeksi), jotta mahdolliset sähköpostien muutokset tms. eivät aiheuta asiakkaille ongelmia.

Siinä missä paperipostin luotettavuus ja nopeus on vuosi vuodelta mennyt heikommaksi, on myös sähköpostijakelu kokenut lisääntyviä haasteita lähinnä kasvavan roskapostitulvan vuoksi. Sähköpostioperaattoreilla on vaihtelevalla tarkkuudella toimivia roskapostisuodattimia ja ajoittain myös Digitaseen laskuja on päätynyt asiakkaiden roskapostiin. Kaikenlaisten turhien ongelmien välttämiseksi suosittelemme, että määrittelet sähköpostissa osoitteen noreply.e-invoice@tix.tieto.com turvalliseksi osoitteeksi. Kyseessä on käyttämämme palveluntarjoajan lähetysosoite, jossa lähettäjänä näkyy Digitase Oy, mutta viestiin ei voi vastata.

 

Digitase julkaisee jatkuvasti mielenkiintoisia päivityksiä, blogeja ym. yrittäjyyteen liittyvää. Parhaiten pysyt ajan tasalla jos seuraat nettisivujamme ja päivityksiä jollain some-kanavalla eli Facebookissa/Instagramissa/Twitterissä.

Oikein hyvää loppuvuotta 2018 !

Mikko Ilves, hallituksen pj/Digitase Oy